PROJE KABUL VE UYGULAMA SÜREÇLERİ

1. PROJE KABUL VE UYGULAMA SÜREÇLERİ

FON SAĞLAYICI KURULUŞLAR

AB Komisyonu Hibeler Sayfası http://ec.europa.eu/grants/index_en.htm

AB Dış Yardımlar Sayfası http://ec.europa.eu/europeaid

AB Komisyonu Türkiye Temsilciliği http://www.deltur.ec.europa.eu

CENTRAL FINANCE AND CONTRACTS UNIT http://www.cfcu.gov.tr/

Merkezi Finans ve İhale Birimi http://www.mfib.gov.tr

AB Eğitim ve Gençlik Programları Başkanlığı Ulusal Ajans http://www.ua.gov.tr

Welcome Europe Bilgi Servisi http://www.welcomeurope.com

Gerekli Kılavuzlar, İhaleler ve Europaid Sayfası http://europa.eu.int/comm/europeaid/index_en.htm

Dernekler Dairesi Başkanlığı http://www.dernekler.gov.tr

Avrupa Birliği kaynaklı fon ve finansmanlar

Avrupa kaynaklı fonlar kamusal ve özel kaynaklar olarak sınıflandırılabilir: *** Kamusal kaynaklar: *** Avrupa Konseyi kaynaklı *** Avrupa Birliği (AB) kaynaklı *** Avrupa ülkeleri ve dış temsilcilikleri kaynaklı [ör. İngiltere Büyükelçiliği veya Hollanda Dışişleri Bakanlığı (MATRA) fonları] *** Politik Vakıflar (ör. Friedrich Ebert Vakfı, Heinrich Böll Vakfı) *** Tematik vakıflar (ör. Avrupa Kültür Vakfı, Avrupa Gençlik Vakfı, Anna Lindh Avrupa-Akdeniz Kültürlerarası Diyalog Vakfı) *** Özel kaynaklar: Özel vakıflar (Bosch Vakfı, Volkswagen Vakfı, Bertelsmann Vakfı vb.) ve şirketler

AB neden fon verir?

AB uluslararası politik bir kurum olarak çeşitli amaçlarla kendi dışına yönelik finansmanda bulunmaktadır. Kendi örgütsel gereksinimlerini gidermenin dışında bu finans hareketlerinin bütününün aslen AB’nin genel politik amaçlarına erişmeyi amaçladığı söylenebilir. Ancak her bir finansmanın içinde bulunduğu programın (programların web sayfalarında ve proje çağrılarında da özellikle belirtilen) kendi özel amaçları olduğunu da göz önünde bulundurmak gerekir. Örneğin AB Komisyonu’nun web sayfasında hibelerin amacı “ilgili alandaki AB politikalarını yaşama geçirecek projelerin desteklenmesi” olarak belirtilmiştir ve her bir hibe programı nın AB’nin kurucu antlaşmasında temelini bulduğu bir madde vardır.

Avrupa fonlarının yaratmaya çalıştığı dönüşüm

Untitled

AB fonları

İhaleler [Tender]: Bütünüyle AB kurumları tarafından tanımlanmış işler için düzenlenen finansman programlarıdır. Bu işler inşaat, ekipman veya mal alımı için olduğu gibi bazı durumlarda içeriği idari, politik veya sosyal çalışmalar olması nedeniyle STK’ları da doğrudan ilgilendiren, hatta STK’ların da tek başına veya konsorsiyumlar içinde katılabileceği teknik destek gibi hizmet alımlarını da içerir. Bu tür ihalelere örnek olarak AB Komisyonu tarafından Türkiye’de 2003–2005 yılları arasında sürdürülen Sivil Toplumu Geliştirme Programı Teknik Destek Ekibi’ni ya da 2005–2007 arasında gerçekleştirilen STKKamu İşbirliği Projesi’ni gösterebiliriz. Her iki ihalenin kazanan konsorsiyumları içinde STK’lar da bulunmaktadır.

Krediler [Loan]: Ağırlıkla kamu kurumlarına ve yerel ve bölgesel yönetimlere AB standartlarının karşılanmasına yönelik maliyeti yüksek çeşitli altyapı yatırımları için Avrupa Yatırım Bankası (European Bank of Investment) veya Avrupa Yeniden Yapılanma ve Kalkınma Bankası (European Bank for Reconstruction and Development) tarafından sağlanan düşük faizli kredileri içerir.

Destekler [Operational Grant]: Avrupa çapındaki kâr amacı gütmeyen kurumlara ve ağlara idari harcamaları için sağlanan yıllık finansmanlardır. Örneğin Avrupa çapındaki AEGEE, ESIB, Erasmus Öğrencileri Ağı gibi çeşitli gençlik örgütlerinin merkez ofislerine proje hibeleri dışında yıllık olarak belirli miktarda destek asğlanmaktadır.

Hibeler [Grant]: AB’nin çeşitli politika alanlarında farklı kurumların hazırlayarak yürüttüğü projeler için programlar kapsamında yapılan karşılıksız ödemelerdir. STK’ların en çok yararlandığı finansman türü budur.

Kimler yararlanabilir?

Bireylere yönelik bazı istisnalar dışında fonlardan tüzel kişiler yararlanabilir. Bu tüzel kişiler kamu kurumları, yerel yönetimler, üniversiteler, yarı-kamusal ajans ve odalar, sendikalar, STK’lar, KOBİ’ler ve şirketler gibi ticari işletmeler olabilir. Her bir proje ve finansman çağrısında o çağrıya hangi tür kuruluşların başvurabileceği özellikle belirtilir.

Fonların yönetimi

Fonların yönetiminde temel alınan belge AB’nin 1 Ocak 2003 tarihinde yürürlüğe giren Finansal Yönetmeliği (Financial Regulations) ve Uygulama Kuralları’dır (Implementing Rules). Yönetmelikte son yapılan revizyon 1 Mayıs 2007 tarihi itibarıyla yürürlüktedir ve “Uygulama Kuralları” da buna göre yenilenmiştir. AB fonları, başından sonuna kadar oldukça katı biçimde uygulanan kurallar çerçevesinde yürütülür. Finansal Yönetmelik ve Uygulama Kuralları içinde yer alan bu kurallar hem fonları yöneten AB Komisyonu, hem de fondan yararlanarak proje yürüten kurum ve kuruluşlar için geçerlidir; örneğin bir hibe projesi kapsamı nda bir STK tarafından yapılacak alımlar ile AB Komisyonu’nun yapacağı alımlarda uygulanan ihalelerin kural ve prosedürleri arasında bir farklılık yoktur.

Programlama: Her fon bir program çerçevesinde ve açıkça tanımlanmış amaçlara yönelik olarak oluşturulmalıdır. Fonların yıllık programları içinde yasal dayanak, hedeşer, başvuru çağrılarının öngörülen yayımlanma tarihleri, toplam bütçe ve beklenen sonuçlar bulunur.

Şeffaflık: Fonların varlığının bilgisi, başvuru çağrıları ve desteklenmesine karar verilen projeler herkesçe kolayca erişilebilecek biçimde duyurulmalıdır.

Eşit Muamele: Proje başvuruları bir değerlendirme komitesince ve önceden ilan edilmiş kriterlere uygun olarak değerlendirilmelidir.

Birikimden Kaçınma: Bir yararlanıcı kuruluş aynı faaliyet için farklı AB fonlarından destek alamaz ve yararlanıcı kuruluşlar aynı finansal yıl içinde AB’den birden fazla destek alamazlar.

Geriye yönelik olamayan harcamalar: Desteklenecek harcamalar sözleşme imza tarihinden önce yapılmış olamaz. Başlamış olan faaliyetler için sonradan hibe verilmesi ancak istisnalar durumunda mümkündür; bu durumda bile sözleşmenin imzalanmasından önceki harcamalar karşılanmaz.

Eş-finansman: İstisnalar dışında hiçbir zaman proje bütçesinin tamamı AB tarafından karşılanmaz. Bütçenin geri kalan bölümü ya projeyi yürüten kuruluşun kendi kaynaklarından, ya da üçüncü bir kaynaktan karşılanmalıdır ve bu ek kaynak çoğunlukla ayni bir katkı olamaz. Ancak 1 Mayıs’ta yürürlüğe giren Finansal Yönetmelik ve Uygulama Kuralları kapsamında personelin katkısı benzeri ayni katkıların da eş-finansman olarak gösterilebilmesinin kapsamı genişletilecektir.

Kâr amacıyla kullanılamama: Hibeler yararlanıcı tarafından kar olarak ya da kar amacına yönelik olarak kullanılamaz; her bütçe kaleminin karşılığı belgesiyle gösterilmek durumundadır.

Uygun yönetim kuralları: Fonların etkin ve uygun yönetimine yönelik bir dizi kural daha yazılı olarak belirtilmiştir. İlke olarak herhangi bir teklif çağrısı çıkarılmadan önce fonlar kullanıma açılmış olmalıdır, ancak fonların açılması için onay aşamalarının Komisyon veya ilgili ülke tarafında sona yaklaştığı bazı durumlarda çağrılar ön koşullu olarak yayımlanabilir. Bütün başvuru formları ve belgeler standart olmalıdır. Proje teklifi değerlendirme süreçlerinin yazılı kayıtları yedi yıl boyunca saklanır.

Türkiye’ye açık fon ve programlar

Türkiye’nin de katıldığı veya Türkiye’ye yönelik olarak açılan fonlar ve programların alım, yürütme ve denetim koşulları Türkiye ve AB arasında imzalanan Çerçeve Anlaşma ile düzenlenmiştir. AB’nin Topluluk Programları bir aday ülke olarak Türkiye’nin katılımına açıktır, ancak bu otomatik olarak bu programlara katılındığı anlamına gelmemektedir. Programa katılmak için ülkenin niyet beyanında bulunması ve AB Komisyonu’yla finansman miktarı, programları yürütecek kurumsal yapılanma ve yürütme biçimi hakkında müzakereleri tamamlaması gerekmektedir.

Türkiye’nin Katıldığı AB Topluluk Programları

Untitled

Topluluk Programları dışında Türkiye’ye özel katılım öncesi yardım programları da bulunmaktadır ve bunlar Topluluk Programları’nın aksine çoğunlukla ortaklık gerektirmez. Bu programların temel amacı ekonomik, sosyal ve politik açıdan yapısal uyumu sağlamaktır. Politika alanlarına özel olarak tanımlanan bu programların çoğunda teknik destek ekiplerine ek olarak hibe bileşenleri de bulunmaktadır; sivil toplum gelişimi alanında benimsenen, dolayısıyla STK’ların genelini ilgilendirenler ise Sivil Toplumu Geliştirme Programı, Türkiye-AB arasında Sivil Diyalog, STK-Kamu İşbirliği Programı ve STK’lara Yönelik Kamu Hizmetinin Geliştirilmesi Programı’dır.

AB’nin desteklediği programlar ve teknik destek hizmetleri • Eşleştirme (Twinning): Kamu kurumlarının uyum kapasitesinin artırılması için üye ülkelerden birisiyle birlikte çalışma yürütmesine yönelik programlar • Hibeler

AB Komisyonu proje seçim süreç ve kriterleri

Çeşitli programlar kapsamında programın geçerlilik süresi içinde periyodik olarak (örneğin her yılın belirli tarihlerinde) ya da belirli aralıklarla birden fazla başvuru çağrısı yayımlanır. Programın toplam bütçesinin bu geçerlilik süresi içinde tüketilmesi gerektiği için yeterli sayıda ve nitelikte proje başvurusu olmaması durumunda ek başvuru çağrısı da yayımlanabilir.

Proje başvuru süreçleri

Untitled

Teklif çağrısının yayımlanması

Teklif çağrısı başta AB Komisyonu, kapsadığı ülkelerdeki temsilcilikler veya yürütücü yerel kurumların web siteleri olmak üzere internet sayfasında ve basın açıklamasıyla duyurulur. Türkiye’ye özel fonlar Türkiye Temsilciliği ve/veya Merkezi Finans ve İhale Birimi ile AB Komisyonu’nun dış yardım (europeaid) sayfasında duyurulmaktadır. Proje başına verilebilecek desteğin üst sınırının 100.000 Avro’yu geçmediği teklif çağrılarının son başvuru tarihinden en az 60 gün önce duyurulmuş olması gerekir; daha üst miktarlar için bu süre 90 gündür.

Teklif çağrısı ekinde bulunan başvuru paketinin içinde bulunması gereken belgeler;

Başvuru kılavuzu (Guidelines for applicants): Her program veya proje teklif çağrısı için ayrı öncelik, amaç, başvurabilecek kurum türü ve koşul içerdiğinden ve her bir başvuru çağrısı farklı ülkeler için geçerli olduğundan çok dikkatli incelenmesi gereklidir. Her başvuru çağrısı kapsamında proje başına sağlanabilecek desteğin miktarının ve bu miktarın proje toplam bütçesindeki oranının alt ve üst sınırları da farklıdır.

Başvuru formu: Genelde dış yardım programları kapsamında açılan başvuru çağrılarında kullanılan başvuru formları ya da her bir programın farklı eylemleri için kullanılan formlar genelde birbirlerine çok benzese de her bir başvuru çağrısı için ayrıca sağlanan başvuru formu kullanılmalıdır. Başka bir program için verilen başvuru formunun kullanılması proje başvurusunun incelenmeden reddedilmesi sonucuna yol açabilir.

Bütçe formatı: AB’nin farklı programları için farklı bütçe formatları kullanılmaktadır. Doğrudan Türkiye’ye yönelik açılan hibelerin birçoğu dış yardım ve katılım öncesi programların formatını kullanmaktadır. Topluluk programlarının ise her biri için ayrı bütçe formatları kullanılır. Farklılıklar her bir programın karşıladığı bütçe kalemlerinin farklı olmasından ve karşılanamayacak maliyet kalemlerine bütçede yer verilmesinin istenmemesinden kaynaklanır.

Mantıksal Çerçeve

Mali kimlik formu

Ek teknik/Prosedürsel bilgiler (ör.harcırahlarla ilgili bilgiler)

Diğer belge ve bildirimler (ör. Ortak kuruluşların imzalı bildirimleri)

Başvuruya başvuran hakkında bilgi ve proje teklifinin özetini içeren bir “kavram notu” eklenir ve projenin değerlendirmeye alınıp alınmayacağı bu kavram notuna göre değerlendirilir. Kavram notunun yanıt vermesi gereken sorular ve formatı da başvuru paketinin içinde yer alır. 1 Mayıs 2007 itibarıyla yürürlüğe giren yeni finansal kurallar kapsamında 25.000 E altında kalan küçük hibeler için istenecek belge sayısı azaltılmıştır. Projeye sağlanacak miktarın 500.000 Avro’yu geçtiği durumlarda kuruluşun önceki mali yıldaki hesapları hakkında bir dış denetim raporu sunulması gerekir. Teklif çağrısında soruların yöneltileceği iletişim adresi belirtilir ve son başvuru tarihinden 21 gün öncesine kadar alınan yazılı soruların yanıtları son başvuru tarihinin 11 gün öncesinden itibaren web sitesinde yayımlanır. Bu soru-yanıtlar pratikte oldukça yol gösterici olabilmektedir. Kısıtlı [Restricted] başvuru süreçlerinde ise iki aşamalı bir başvuru yapılır. Daha çok sağlanabilecek desteğin yüksek olduğu makro projeler için izlenen bu prosedürde ilk başvuruda kurumsal kapasite değerlendirilir. ve proje hakkında yalnızca özet bilgi ve bütçeyi içeren bir kavram notunun gönderilmesi istenir. Ayrıntılı proje teklifi ise ilk aşamayı geçen kuruluşlardan istenir. Bir teklif çağrısına başvuru için yeterli olunup olunmadığına veya projeniz için başvurmaya uygun olup olmadığına teklif çağrısı metninde ve başvuru kılavuzunda bazı kriterlere bakarak karar verilebilir:

Başvurabilecek ülkelerin statüsü:

AB için ülkelerin başvuru kılavuzlarında karşımıza çıkan çeşitli statüleri bulunmaktadır. Bunlar üye ülkeler (member states - 27 AB üyesi ülke), yeni üye ülkeler (10 new member states - 1 Mayıs 2004’te üye olan 10 ülke), aday ülkeler (candidate countries - Ocak 2007 tarihinde Hırvatistan, Türkiye, Makedonya), ortak üyeler (associated countries – AB ile ortaklık anlaşması imzalamış olan ülkeler), komşuluk politikası ülkeleri (neighbourhood policy – Akdeniz ve aday olmayan Doğu Avrupa ülkeleri), ACP (Afrika, Karayipler ve Pasifik) ülkeleri, gelişmekte olan ülkeler (developing countries – OECD’nin Kalkınma Yardımları Komitesi tarafı ndan yayımlanan ülke listelerine göre belirlenmektedir ve bu listeye proje teklif çağrısı ekinde yer verilir) gibi adlar almaktadır. Türkiye farklı programlar kapsamında aday ülke, gelişmekte olan ülke, ortak üye ya da Akdeniz ülkesi olarak değerlendirilebilmektedir.

Başvurabilecek kuruluşlar

Statülerine göre hangi kuruluşların (KOBİ, STK, üniversite, yerel yönetim, merkezi idare, uluslararası kuruluş vs.) başvurabileceği başvuru kılavuzunda belirtilir.

Verilebilecek destek miktarı

Verilebilecek destek miktarının alt ve üst sınırları ve bu desteğin toplam proje bütçesine oranlarının en az ve en çok ne kadar olabileceği belirtilir. Çok nadir ve istisnai durumlarda proje bütçesinin tamamı karşılanabilir.

Son başvuru tarihi

Proje teklifinin aslı ve belirtilen sayıda basılı ve elektronik kopyaları, teklif çağrısında belirtilen son başvuru tarihi ve saatinin öncesinde belirtilen adrese kapalı zarf içinde elden veya taahhütlü posta veya kurye servisleriyle ulaştırılmış olmalıdır. Postadaki gecikmeler mazeret olarak kabul edilmez ve bu kural oldukça katı olarak uygulanır. Zarfın üzerinde yazılacak ibareler başvuru kılavuzunda belirtilenlere uygun olmalıdır.

Başvuruların değerlendirilmesi

AB Komisyonu tarafından yayımlanan proje çağrıları sonucu sunulan proje tekliferine finansal destek sağlanması kararı, idari uygunluk, başvuru sahibi, ortaklar ve projenin uygunluğu ve proje niteliği değerlendirme kriterlerine göre verilir. Teklif çağrısında belirtilen kriterler prosedürün tamamı süresince değiştirilmez ve kural olarak net, ayrımcılık yaratmayacak ve haksız rekabete yol açmayacak biçimde belirlenmesine çalışılır.

tekliferin uygunluğu

Oldukça katı olarak uygulanan son başvuru tarih ve saati öncesi alınan başvurular öncelikle bir uygunluk kontrolüne tabi tutulur. Bu uygunluk kontrolü (eligibility check) idari uygunluk ve başvuru sahibi, ortaklar ve projenin uygunluğu kriterlerine ve başvurunun kabul edilebilirliğine göre yapılmaktadır. Bu uygunluk kriterleri için notlama yapılmaz, yalnızca ‘uygundur’ ya da ‘uygun değildir’ biçiminde bir değerlendirme yapılır. Bu aşamayı geçebilmek için proje teklif çağrısı ile birlikte yayımlanan Başvuru Rehberi içinde belirtilmiş olan bütün kriterlerin karşılanmış olması gerekir, ancak bu kriterler proje niteliğine yönelik değildir ve kurumsal özelliklerin ve proje teklif çağrısının prosedürsel gereklerinin yerine getirilip getirilmediği kontrol edilir. Proje başına sağlanacak finansman miktarının yüksek olduğu durumlarda başvuru iki aşamalı olabilir ve bu durumda önce istenecek ilk teklif, proje içeriğinden çok kurumsal kapasite ve uygunluğa ağırlık verir. Tablo II.3’te 2006 yılında açılmış “Türkiye’de Sivil Toplumun Güçlendirilmesi: Sivil Ağların, Kapasite Geliştirme Projeleri’nin ve Katılımcı Yerel Projelerin Desteklenmesi” kapsamındaki proje çağrısı için kullanılan örnek bir idari uygunluk kontrol listesi bulunabilir; örnek olarak sunulan bu listenin yalnızca söz konusu çağrı için geçerli olduğu göz önünde bulundurulmalıdır.

Subtopic

tekliferin kalitesinin değerlendirilmesi

Uygunluk kontrolü sonucu kabul edilen teklifer daha sonra niteliksel bir değerlendirmeden geçerler. Bu değerlendirme proje seçim ve hibe verme kriterlerine göre yapılmaktadır ve bu kriterlerin bütünü Başvuru Rehberlerinde yer verilen değerlendirme tablosunda bulunabilir. • Seçim kriterleri başvuranın önerilen projeyi tamamlaması için gereken mali ve işletme kapasitelerinin değerlendirilmesi için oluşturulmuştur. Başvuran, projenin yürütüldüğü süre boyunca yeterli finansman kaynağına sahip olmalı ve gerektiğinde projenin finansmanına katkıda bulunabilmelidir. Başvuranlar ve ortakları ayrıca önerilen projeyi tamamlamak için gerekli profesyonel faaliyet ve niteliklere sahip olmalıdır. Ayrıntılı değerlendirmeye geçilmeden önce kavram notu değerlendirilir ve ayrıntılı değerlendirmeye geçilip geçilmemesine buna göre karar verilebilir. • Hibe verme kriterleri ise teklifin belirlenmiş hedef ve önceliklere göre kalitesini değerlendirmekte kullanılır. Böylece hibelerin teklif çağrısının toplam etkisini en yüksek düzeyde gerçekleştirecek biçimde dağıtılması amaçlanmaktadır. Bu kriterler özellikle teklifin çağrının altında yayımlandığı hibe programının hedeşeriyle ilgililiği ve uyumluluğuyla, kalitesi, beklenen etkisi ve sürdürülebilirliğiyle ve maliyet etkinliğiyle bağlantılıdır.

Mantıksal çerçeve tablosuna göre projelerin değerlendirilmesi

Untitled

Sonuçların duyurulması

Fon sağlanması için seçilen projelerin kabul haberi başvuru sahiplerine karardan 15 gün sonraya kadar, başarı sız olan başvuru sahiplerine ise bundan sonraki 15 gün içinde bildirilir. Seçilen projelerin tamamı ayrıca ilgili web sitesinde ve basın açıklamasıyla duyurulmaktadır.

Sözleşme müzakereleri ve sözleşmenin imzalanması

Proje seçim süreci tamamlandıktan sonra her bir başarılı proje sahibi için ayrı bir dosya ve sözleşme taslağı hazırlanır. Bu sırada bütçe üzerindeki olası aritmetik hataların giderilmesi, kabul edilemeyecek maliyetlerin çıkarılması ve kararı etkilemeyecek bazı düzeltmelerin yapılması istenebilir. Bu düzeltmeler hiçbir zaman sağlanacak desteğin miktarında veya toplam bütçe içindeki oranda bir artışa neden olmamalıdır. Sonuçta yararlanıcı kuruluşa gönderilen ve 30 gün içinde imzalanarak ilgili kuruluşa geri gönderilmesi istenen sözleşmede şu taahhütler ve bilgiler bulunacaktır: - Gerçekleşen maliyetlerin toplamına göre AB desteğinin oranı ve bu orana sadık kalmak üzere asğlanabilecek en çok destek miktarı, - Projenin uygulama süresi, - Sözleşme gereklerinin yerine getirilememesi durumunda yükümlülükler ve olası katkı miktarının azaltılması veya miktarın geri ödenmesi istemi, - Sözleşme ve bütçenin değiştirilmesiyle ilgili hükümler, - Raporlama yükümlülükleri, - Ödeme biçimi ve planı, - Denetleme olasılığı, - AB desteğinin proje tanıtım, yayın ve çıktılarında belirtilmesi, - Uyuşmazlık durumunda yetkili mahkeme, - Program ve projeye özel diğer bağıtlar. Başka bir tarihte anlaşılmadıysa sözleşmenin yararlanıcı tarafından imzalandığı gün proje başlamış sayılır ve geçerli harcamalar ancak bu tarihten sonra yapılanlardır.

Subtopic

Proje uygulamaları sırasında dış yardım ve topluluk programları için AB Komisyonu süreç ve kuralları

Sözleşme içinde açıkça belirtildiği gibi projenin uygulaması sırasında da AB finansman kurallarına bağlı kalı nması zorunludur. Özellikle desteklenmesi için geçerli maliyetler düşünüldüğünde daha sonra zarara uğramamak için projenin ve bütçenin bu kural ve koşullara göre hazırlanması ve kaynakların olası gecikmeler de göz önüne alınarak sözleşmedeki belirtilen ödeme planına göre planlanması gerekir.

Ödemeler

İlk ödeme (advance payment), imzalanmış sözleşme ile birlikte Standart Ödeme İstek Formu’nun da yararlanıcı tarafından yetkili kuruma gönderilmesinden sonra sözleşmede belirtilen bir süre içinde yapılır. Bu süre kural olarak en çok 45 gün olarak belirtilmiştir, ancak gecikmelerin olmasına oldukça sık rastlanır. 45 gün kuralı bütün ödemeler için geçerlidir. Dış yardım programlarında ilk ödeme sözleşmede belirtilen miktarın %80’ini veya bir yıldan uzun projelerde ilk yıl için belirlenen bütçenin %80’ini içerir. Bir yıldan uzun süreli projeler için ilk yıl için sağlanan miktarın veya bir önceki ödemenin %70’inin harcanmış olması durumunda hazırlanan teknik ve mali ara raporun onaylanmasından sonra ikinci veya bir sonraki ödeme yapılabilir. Bazı durumlarda daha kısa süreleri içeren periyotlarda ilerleme raporları istenebilir. Genellikle ikinci proje avansının ödenmesinde aksama yaşanabilmektedir. Mali ve teknik raporun eksiksiz ve olabildiğince kapsamlı açıklamalar içermesi, ara ödemenin zamanında yapılmasını kolaylaştırmaktadır. Birinci yıl raporu ve ödeme isteği gönderildikten sonra belirtilen süre içinde (+/- bir hafta) ikinci ödeme yapı lmalıdır. Ancak Avrupa Birliği, raporla ilgili olarak teknik veya mali bir soru sorduğu zaman bu süre durmakta, belirtilen süre ancak soru doyum verici bir biçimde cevaplandıktan sonra yeniden işlemeye başlamaktadır. Projeyi uygulayan kuruluş ek bilgi talebini en geç 30 gün içinde yerine getirmekle yükümlüdür. Son ödeme ise sonuç raporunun onaylanması sonrası yapılır. AB için önemli olan sözleşmede belirtilen yüzdeyi ödemektir ve belirtilen miktar ancak sunulan bütçenin birebir gerçekleşmesi durumunda ödenecek en yüksek desteği belirtir. Bu nedenle gerçekleşen bütçe daha düşükse verilecek destek de belirtilen yüzdeye bağlı olarak daha düşük olarak yararlanıcı kuruma iletilir.

Harcamalar

Ana bütçe başlıklarına göre özel kurallar

İnsan kaynakları ve personel maliyetleri

Örnek İnsan Kaynakları maliyetleri

Untitled

Proje personeline ödenecek maaşların, olabildiğince proje bütçesinde öngörülen gerçek maliyetleri yansıtmasına dikkat edilmelidir. Bütçede yer verilen maaşların vergi ve sigorta primlerini de içermesi zorunludur ve diğer ek sigorta ve yemek bedelleri de eklenebilir. • Projelerde çalışanların hepsi sözleşmeli personeldir. Avrupa Birliği projeleri için personelle standart sözleşmelerin yapılması ve projede tam-zamanlı ve yarı zamanlı çalışanlar için zaman çizelgesi düzenlenmesi gereklidir. Sözleşmeler, AB mali denetçileri talep ettiğinde gönderilecek veya denetim için saklanacak ek doküman kategorisindedir. • Proje personeli ve projeye bağlı olarak serbest (freelance) çalışan elemanlarla yapılan sözleşmelerde, proje sonunda üretilen çıktıların telif haklarının ne olacağının da belirtilmesinde yarar vardır. Özel durumlarda,proje çıktılarıyla ilgili olarak proje personeline telif ödenmesi öngörülüyorsa, telif ödenecek özel durumlar sıralanmalı, Avrupa Birliği’nin ortak fikri mülkiyet haklarına sahip olduğu unutulmamalıdır. Avrupa Birliği’nin proje çıktılarını ücretsiz olarak başka dillere tercüme ettirebileceği, ücretsiz yayın hakkı verebileceği düşünülerek sözleşmeye, bu durumlarda telif ödenmeyeceğine ilişkin bir ibare vs. konulmalıdır. • Proje bütçesinde yarı zamanlı gösterilen kişilerin maaşlarının ancak yarısının harcama olarak gösterilebileceği unutulmamalıdır. Yarı veya çeyrek zamanlı proje personeli olarak gösterilen kişilerin maaşları, bütçede tam maaş olarak gösterilmeli, bütçeye yansıtılacak maliyet ise tam-zamanlı aylık maaş tutarını,çalışma süresi ile % 25 veya % 50 ile oranlayarak hesaplanmalıdır. • Personel zaman çizelgeleri denetim sırasında gerekebilecek dokümanlardan biridir. Personel zaman çizelgesi hazırlanırken, personelin izinli, hasta vs. olduğu günler mesai çizelgesinden düşürülmelidir. Personel maliyetleri proje bütçelerine yansıtılırken, mali işler bölümünün hazırladığı puantaj tabloları esas alınmalıdır. Zaman çizelgelerinin haftalık veya aylık olarak hazırlanması ve proje bitiminde dosyalanması denetim sırasında iki ayağınızın bir pabuca girmesini engelleyecektir. • Sivil toplum kuruluşunun, sözleşmeli proje personeli dışında projelerin denetiminden sorumlu, daimi bir proje personeli varsa, bu personelin maaşları, proje personel maaşlarına dağıtılmalıdır. Daimi personelin, hangi projeye ne kadar zaman ayırdığı tam olarak bilinmiyorsa, proje sayısına göre dağılım ilkesinden yararlanılabilir. Ayrıntılı zaman çizelgeleri tutarak, maliyetleri gerçekçi bir biçimde dağıtmak da olasıdır. Konaklama ve yemek için ödenecek tutarların üst sınırı, her ülke için farklı olup, harcırah bedelleri hesaplanırken, Avrupa Birliği’nin harcırah listeleri esas alınmalıdır. Bütçe hazırlanırken, maliyetin daha düşük olduğunu düşünüyorsanız, söz konusu listedeki harcırahları tavan olarak alıp, daha gerçekçi olduğunu düşündüğünüz rakamları da yansıtabilirsiniz. Avrupa Birliği harcırah listesi için bakınız: http://ec.europa.eu/comm/europeaid/perdiem/index_en.htm

Yolculuk masrafları

AB Dış Yardım Projelerinde harcırahların yolculuk değil, insan kaynakları ana bütçe kalemi altında değerlendirildiğini dikkate almak gerekir. • Bütçede yer verilmiş bütün yolculukların biletlerinin mali raporda sunulmak üzere belge olarak saklanması, eğer yolcuya dönüş için gerekiyorsa kesinlikle size gönderilmesinin sağlanması gerekir. Özellikle havayolu ile ulaşımda biletin yanında uçuş kartının da gösterilmesi gerekmektedir.

Yerel proje/Ofis giderleri

Projeyi sunan kurumun ofisi içinde böylesi bir projeyi hayata geçirmek mümkün değilse, açılacak yeni ofisin kirasını ve telefon, ısınma vb işletme giderlerini de proje bütçesine katabilirsiniz. Ancak yeni büro açmanın her zaman mümkün olmadığını ve ofis açma gerekliliğini kabul ettirebilmeniz için oldukça ikna edici gerekçeleriniz olmalıdır. • Yeni ofis açılmadığı durumlarda, bu bütçe kalemini tümüyle atlayıp, proje ekibinin çalıştığı mekanın ısınma, elektrik, kira ve benzeri giderlerini, toplam proje harcamalarını proje başına bölerek “idari masraşar” kaleminde gösterebilirsiniz. • Kullanılması gereken sarf malzemelerin miktarı ve maliyeti, özellikle yüksek değilse bu tür sarf malzemelerin maliyetini, proje bütçesinin “idari masraşar” bölümünden de karşılayabilirsiniz. Ancak belgesel çekimi, film çekimi gibi bir proje teklifi sunmuşsanız ve bol miktarda film, mini-DVD kullanacaksanız, aşağı yukarı ne kadar film kasetine (mini DVD) gereksinim duyacağınızı hesaplayabilirsiniz. Rahatça hesap yapabileceğiniz durumlarda bu tür teknik sarf malzemelerini, proje/ofis bütçe kalemi altında gösterebilirsiniz.

Diğer giderler (Hizmetler, üretim ve organizasyonlar)

Bu ana başlık altında sıkça karşılaşılan hizmet satın alma maliyetleri 10.000 Avro’yu aştığında AB tarafından tanımlanmış özel ihale prosedürlerinin izlenmesi gerekir. Buna göre 10.000 – 200.000 Avro arası hizmet alımlarında üç ayrı firmadan fiyat alınması yeterliyken 200.000 Avro üzeri hizmet alımlarında uluslararası davet usulü ihale süreci izlenmesi gerekir. Bu süreçte dört-sekiz arası talip arasında en uygun firma değerlendirme komitesi oluşturularak seçilecektir. İhale sürecinde hangi kuralların geçerli olduğu, eldeki vakanın özelliklerine bağlı olarak “Practical Guide to EC External Aid Contract Procedures” kitapçığı incelenerek kararlaştırılmalıdır. Bu ana başlık altında projenin amaçlarının gerçekleşmesinde doğrudan gerekli olmayan, ancak özellikle bütçe miktarı yükseldikçe AB kurallarının gerektirdiği projeye özel mali denetim ve finansal garantilerle değerlendirme masraşarı da eklenebilir. En azından bir mali denetim 750.000 Avro’yu geçen her hibe için gereklidir. Finansal garanti (banka teminat mektupları) ise sözleşme kapsamında 1 milyon Avro’yu geçen ödemeler için istenmektedir.

İdari harcamalar

Toplam proje bedelinin en çok yüzde 7’sine eşit olabilir. Bu kalemde daha önceki kalemlerde yer verilmeyen ofis ve koordinasyon masraşarı için bir öngörü yapılabilir ve yüzde 7’yi geçmeyen bir miktarı koyulabilir.

Sözleşme ve uygulamayla ilgili diğer konular

Geçerli kabul edilen doğrudan giderler

AB tarafından karşılanabilecek giderler geçerli giderlerdir. Giderin geçerli kabul edilebilmesi için proje bütçesinin giderler bölümünde gösterilmiş olmalıdır. Geçerli giderler proje süresi içinde gerçekleşecek masraşar olup ancak Uygulama Kuralları tarafından uygun görülen sınırlı durumlarda götürü veya sabit (önceden belirlenmiş) fiyat biçiminde olabilir. Bu miktarlar bir kâra yol açmayacak şekilde istatistik olarak belirlenecektir. Her programda geçerli kabul edilen giderler farklıdır. Örneğin dış yardımlar kapsamındaki programlarda proje çalışanlarına ödenecek maaşlar geçerli kabul edilirken Gençlik Programı kapsamındaki Gençlik Değişimleri’nde bu gider geçerli kabul edilmez ve bütçede yer verilmemesi istenir. Bu nedenle Başvuru Kılavuzu dikkatle okunmalıdır. Programa göre banka garantisi, dış mali denetim, geri ödenmeyecek şekilde harcanan KDV gibi harcamalar geçerli kabul edilebilir.

Geçerli kabul edilen dolaylı giderler

Dış yardımlar kapsamında projeden yararlanan kurum, AB Komisyonu’ndan işletim giderleri için ayrıca hibe almıyorsa kurum, idari masraşarını proje maliyetlerinin % 7’sini geçmemek kaydıyla talep edebilir. Bu durum birçok topluluk programında geçerli değildir ve Başvuru Kılavuzu’nda ilgili bölüm dikkatle incelenmelidir. Dolaylı masraşar, proje bütçesinin başka kalemlerinde yer alan harcamaları içeriyorsa geçerli kabul edilmez.

Geçerli kabul edilmeyen doğrudan harcamalar

Aşağıdaki türden harcamalar hiçbir biçimde geçerli kabul edilmeyecektir: • fiüpheli alacaklar veya borçlar için ayrılan karşılıklar, teminatlar, • Faiz borcu • Başka bir fon veya program kapsamında finansman sağlanan harcamalar • Projenin doğrudan uygulanması için gerekli durumlar dışında arazi veya bina alımları; bina veya arazi alımı söz konusu ise, mülkiyet proje süresinin sonunda nihai kullanıcılara devredilmelidir • Kambiyo zararları, • Proje Lideri’nin (veya ortaklarının) ilgili kurumlardan iadesini talep edebileceği katma değer vergisi (KDV) dahil tüm vergiler.

Para birim

Fon kuruluşuna vereceğiniz mali raporun para birimi, bütçenin hangi para birimine (Dolar, Avro) göre hazırlandığına bağlıdır. Avrupa Birliği projelerinde, mali raporlar Avro cinsinden hazırlanır. Avrupa Birliği projelerinde yapılan harcamalarda Avro kuru olarak, Avrupa Birliği Merkez Bankası’nın harcamanın yapıldığı ay için açıkladığı döviz kuru esas alınır. Yerel para biriminde yapılan harcamalar yukarıda açıklanan değişim oranlarına göre Avro’ya çevrilir; yapılan bütün harcamalar Avro cinsinden raporlanır.

Ayni katkılar

Proje lideri veya proje ortağı kuruluşlar tarafından sağlanan ayni katkılar çoğunlukla gerçek maliyet olarak geçerli kabul edilmez. Mikro hibe programlarında bu koşulun kaldırıldığı durumlar söz konusu olabilir; ayrıca 1 Mayıs 2007’den itibaren yeni Finansal Kurallar kapsamında özelilkle halihazırda çalışan personelin proje için zaman ayırması durumunda maaşların ayni katkı olarak gösterilebileceği Komisyon tarafından belirtilmektedir. Proje lideri veya proje ortakları tarafından yapılan ayni katkılar, bütçede ayrıca gösterilmelidir. Bu tür katkılar, gerçek bir harcamayı göstermediği için geçerli kabul edilmezler. Ayni katkıların, proje ortaklarının katkı payı olarak değerlendirilip, değerlendirilmeyeceği proje çağrısında açıkça belirtilmiştir. İdari giderlerin hesaplanmasında ayni katkılar proje toplam giderleri içinde yer almaz.

Bütçe kalemleri arasında kaydırma ve sözleşmede revizyon

Proje teklifiyle sunduğunuz proje bütçesiyle, uygulamadaki gerçeklerin birebir tutmadığını gördüğünüz zaman bütçe kalemleri arasında kaydırma veya revizyon yapabilirsiniz. Dış yardımlar kapsamındaki programlarda aynı kategoride yer alan bütçe kalemleri arasında, söz konusu bütçe kategorisinin yüzde 15’ini geçmemek kaydıyla izin almadan kaydırma yapılabilir. Kategoriler arasında kaydırma yapmak için ise önceden izin alınması gereklidir; aynı kategorideki kaydırmalar için önceden izin alınması gerekmez; ancak raporlama sırasında açıklama yapılması gereklidir. Örneğin projenin 1. yılı boyunca İnsan Kaynakları Bütçesi toplam 54.000 Avro ise azami 8.100 Avro’luk bir tutarı insan kaynakları başlı- ğı altındaki farklı bütçe kalemleri arasında kaydırabilirsiniz. Bütçe kalemleri arasında daha fazla kaydırma yapmadan önce, Avrupa Birliği’nin iznini almak gereklidir. Proje bütçesinde kalemler arasında ciddi bir kaydırma söz konusu ise, resmi bir mektupla projede yapılacak değişiklikler için izin isteyip Addendum/Zeyilname olarak anılan yeni bir ek sözleşme yapılması gereklidir. Proje süresi veya ara raporlama süresi sona ermeden önce Addendum için başvuru yapılmalıdır. Her hal ve koşulda proje bütçesi, proje teklifinde öngörülen tutarın üzerine çıkarılamaz. Bu tür durumlarda kapsamı daraltıcı değişikler için başvuruda bulunmak anlamlı olacaktır. Proje süresinde gecikme varsa, proje metninde önemli bir değişiklik (örneğin sergi için öngörülen kentlerin, kitap içeriklerinin değiştirilmesi gibi) söz konusu ise revizyon için AB’ye resmi başvuruda bulunulmalı ve Addendum talep edilmelidir.

Ortaklıklar ve birden fazla uygulayıcısı olan projeler

Birden fazla proje ortağı ve proje uygulayıcısının olduğu durumlarda harcamalar, tanıtım ve raporlamayla ilgili kurallar bütün ortaklar için de geçerlidir. Bütün ortakların raporlarını zamanında vermesi gereklidir. Ortakların birinin mali ve teknik raporlarını zamanında göndermemesi durumunda, avans ödemelerinde gecikme yaşanacaktır. Proje Koordinatörü, gelen bütün raporları birleştirerek, tek bir teknik ve mali rapor vermekle yükümlüdür. Birden fazla proje uygulayıcısı olan projelerde, ikinci ödemenin talep edilebilmesi için bütün proje ortaklarının aynı zamanda proje avansının yüzde 70’ini bitirmiş olması gerekmektedir. Birden fazla proje ortağının olduğu durumlarda Avrupa Birliği, Proje Koordinatörü ortak ile sözleşme imzalamakta ve ödemeleri proje koordinatörüne yapmaktadır. Proje Koordinatörü de diğer ortaklarla bir protokol imzaladıktan sonra proje avans ödemelerini yapmaktadır.

Proje gelirlerinin kullanımı

Proje ürünlerinin satışından elde edilen para, proje geliri olarak kabul edilir ve proje için ödenecek avans tutarından düşülür. Avans ödemelerinden kazanılan faiz geliri, gelir kabul edilir ve bütçede öngörülen harcamalarıkarşılamak için kullanılabilir. Avans ödemesinde yaşanan gecikmelerden dolayı ödenen faiz, bütçe amaçları açısından gelir kabul edilemez.

KDV

Avrupa Birliği ve Türkiye Cumhuriyeti arasında imzalanan çerçeve anlaşma gereği hiç bir Avrupa Birliği projesinde KDV ödenmemesi gerekmektedir. KDV muafiyeti tanınmış bir programdan hibe alındığında Maliye Bakanlığı Gelirler Genel Müdürlüğü’nden alınacak KDV muafiyeti dokümanlarını doldurarak, AB’nin yaptığı bilgilendirme doğrultusunda hareket etmeniz yeterli olacaktır.

Denetim

Projenin mali ve teknik dokümanları, proje sona ermiş kabul edildikten sonra yedi sene boyunca denetime tabidir. Proje sahibi, yedi sene boyunca bilgisayar sistemlerine erişim de dahil olmak üzere bütün mali kayıtlarını, AB’nin yetkilendirdiği denetim firmalarına veya müfettişlere açmak zorundadır. Denetim sırasında gösterilmesi zorunlu bulunan dokümanlar aşağıda sıralanmıştır: • Fiyat teklifleri • Sözleşmeler ya da ödeme emirleri • Faturalar, ödeme yapıldığını gösteren belgeler • Stoktan alım yapıldıysa, fiyatı gösteren belgeler, satın alma faturası • Benzin vs ödemelerinde gidilen uzaklık, kullanılan araçların ortalama benzin tüketimi vs. • Personele ödenen maaşların SSK primi, brüt maaş, net maaş, yemek vs. giderleri olarak dökümü • Zaman çizelgeleri • Personelle yapılmış sözleşmeler • Serbest gider makbuzları • Personele ödeme yapıldığına ilişkin ödendi makbuzları • Serbest çalışan personelin (free-lance) vergi ödemelerinin yapıldığına ilişkin vergi beyannameleri Proje bütçesi 100.000 Avro veya daha fazla ise, proje bütçesinde denetim için bir bütçe kaleminin yer alması tavsiye edilir. Proje süresi 18 aydan uzun ise, proje uygulanmaya başladıktan sonra her 12 ayda bir denetim raporu hazırlanmalıdır. Denetim raporunda aşağıdaki bilgiler yer almalıdır: • Harcamaların yasallığı, doğası ve düzenliliğinin kontrolü ve analizi • Avansların kullanımının denetimi • Üçüncü şahısların hesaplarının denetimi • Harcamaların proje bütçesi ile uygunluğu • Projenin gelirinin (avans ödemeleri, kofinansman, avanslardan sağlanan faiz geliri ve diğer proje gelirleri) denetimi • Orijinal dokümanların yeri hakkında ayrıntılı bilgi Projeyi uygulayan kuruluş, proje denetim raporlarını ya da yıllık denetim raporunu sunarak, yukarıda belirtilen yükümlülüğünü yerine getirebilir. Denetimin bağımsız ve AB tarafından onaylanacak kriterlere sahip bir denetim şirketi tarafından yapılmış olması gerekmektedir. Projeyi uygulayan kuruluş, raporlama ve denetimde temel yükümlülüklerini yerine getirmezse, Komisyon sözleşmeyi feshedebilir. AB Sözleşmeleri, denetim firmalarına da ek yükümlülükler getirmektedir. AvrupaBirliği ile sözleşmeler ve başvuru kılavuzları bu açıdan da incelenmelidir.

Satın alma ve ihaleler

Yukarıda ekipman ve donanım maliyetleri ve diğer giderler başlığı altında geçen ihale süreçleri, kılavuz belgeler ve standart formlara Europaid sayfasında “Practical Guide for Contract Procedures” belgesinin eklerinden erişilebilir. Aşağıda bütün ihaleler için geçerli bazı temel kurallara yer verilmiştir. • İhale sürecinde aynı grup içindeki firmalar, taşeronlar, projenin hazırlanmasında yer alan uzmanlar ihale sürecine dahil olamazlar. • Sözleşme süreci tümüyle şeffaf ve tarafsız olmalıdır. • Ekonomik açıdan en avantajlı öneri kabul edilmelidir. • İhale ve sözleşmelerde standart yazılı dokümanlar kullanılmalıdır. • İhale açmak için AB’nin izni alınmalıdır. İhale onayı verildikten sonra ihale ve sözleşme süreci, kabul edilen standart kurallara göre yürütülmelidir. • Sözleşmenin imza tarihinden önce yapılan harcamalar geçerli kabul edilemez. • İhale ve sözleşme sürecine ilişkin bütün yazılı dokümanlar, teklif başvuruları ve değerlendirme raporları vb. bütün proje belgeleriyle birlikte denetim amacıyla saklanmalıdır.

Halkla ilişkiler –tanıtım– fikri mülkiyet hakları

Avrupa Birliği, aksini talep etmezse, konferans ve sempozyumlar da dahil olmak üzere bütün proje çıktı larının Avrupa Birliği tarafından finanse edildiği bilgisi, halkla ilişkiler ve tanıtım kampanyalarında duyurulmalıdır. • Internet de dahil olmak üzere bütün medyada ”Bu ürün Avrupa Birliği’nin ….. Fonu’nun finansal desteğiyle üretilmiştir. Burada ifade edilen görüşler ..........Derneği/ Vakfı’nın görüşleri olup, Avrupa Birliği’nin görüşünü yansıttığı biçiminde yorumlanamaz” ibaresini taşımalıdır. Avrupa Birliği’nin logosu proje çıktılarında öngörülen büyüklükte yer almalıdır. • Proje çıktılarının fikri mülkiyet hakkı proje ortaklarına aittir. Ancak Komisyon proje çıktılarını uygun gördüğü biçimde bedava kullanım hakkına sahiptir. Bu kuralların yer aldığı Desteklenen Projelerde Yazılı / Görsel Malzemenin Kullanımı Kılavuzu (Visibility Guidelines) için Europaid’in ilgili sayfasına bakınız: http://ec.europa.eu/comm/europeaid/tender/gestion/index_en.htm

Raporlama

Yukarı

	Anasayfa \| İçindekiler \| Site haritası \|
	PROJE
	bilgi @arge32.com bilgi @arge32.com