AB için ülkelerin başvuru kılavuzlarında karşımıza çıkan çeşitli statüleri bulunmaktadır. Bunlar üye ülkeler (member states - 27 AB üyesi ülke), yeni üye ülkeler (10 new member states - 1 Mayıs 2004’te üye olan 10 ülke), aday ülkeler (candidate countries - Ocak 2007 tarihinde Hırvatistan, Türkiye, Makedonya), ortak üyeler (associated countries – AB ile ortaklık anlaşması imzalamış olan ülkeler), komşuluk politikası ülkeleri (neighbourhood policy – Akdeniz ve aday olmayan Doğu Avrupa ülkeleri), ACP (Afrika, Karayipler ve Pasifik) ülkeleri, gelişmekte olan ülkeler (developing countries – OECD’nin Kalkınma Yardımları Komitesi tarafı ndan yayımlanan ülke listelerine göre belirlenmektedir ve bu listeye proje teklif çağrısı ekinde yer verilir) gibi adlar almaktadır. Türkiye farklı programlar kapsamında aday ülke, gelişmekte olan ülke, ortak üye ya da Akdeniz ülkesi olarak değerlendirilebilmektedir.
Proje seçim süreci tamamlandıktan sonra her bir başarılı proje sahibi için ayrı bir dosya ve sözleşme taslağı hazırlanır. Bu sırada bütçe üzerindeki olası aritmetik hataların giderilmesi, kabul edilemeyecek maliyetlerin çıkarılması ve kararı etkilemeyecek bazı düzeltmelerin yapılması istenebilir. Bu düzeltmeler hiçbir zaman sağlanacak desteğin miktarında veya toplam bütçe içindeki oranda bir artışa neden olmamalıdır. Sonuçta yararlanıcı kuruluşa gönderilen ve 30 gün içinde imzalanarak ilgili kuruluşa geri gönderilmesi istenen sözleşmede şu taahhütler ve bilgiler bulunacaktır: - Gerçekleşen maliyetlerin toplamına göre AB desteğinin oranı ve bu orana sadık kalmak üzere asğlanabilecek en çok destek miktarı, - Projenin uygulama süresi, - Sözleşme gereklerinin yerine getirilememesi durumunda yükümlülükler ve olası katkı miktarının azaltılması veya miktarın geri ödenmesi istemi, - Sözleşme ve bütçenin değiştirilmesiyle ilgili hükümler, - Raporlama yükümlülükleri, - Ödeme biçimi ve planı, - Denetleme olasılığı, - AB desteğinin proje tanıtım, yayın ve çıktılarında belirtilmesi, - Uyuşmazlık durumunda yetkili mahkeme, - Program ve projeye özel diğer bağıtlar. Başka bir tarihte anlaşılmadıysa sözleşmenin yararlanıcı tarafından imzalandığı gün proje başlamış sayılır ve geçerli harcamalar ancak bu tarihten sonra yapılanlardır.
Proje personeline ödenecek maaşların, olabildiğince proje bütçesinde öngörülen gerçek maliyetleri yansıtmasına dikkat edilmelidir. Bütçede yer verilen maaşların vergi ve sigorta primlerini de içermesi zorunludur ve diğer ek sigorta ve yemek bedelleri de eklenebilir. • Projelerde çalışanların hepsi sözleşmeli personeldir. Avrupa Birliği projeleri için personelle standart sözleşmelerin yapılması ve projede tam-zamanlı ve yarı zamanlı çalışanlar için zaman çizelgesi düzenlenmesi gereklidir. Sözleşmeler, AB mali denetçileri talep ettiğinde gönderilecek veya denetim için saklanacak ek doküman kategorisindedir. • Proje personeli ve projeye bağlı olarak serbest (freelance) çalışan elemanlarla yapılan sözleşmelerde, proje sonunda üretilen çıktıların telif haklarının ne olacağının da belirtilmesinde yarar vardır. Özel durumlarda,proje çıktılarıyla ilgili olarak proje personeline telif ödenmesi öngörülüyorsa, telif ödenecek özel durumlar sıralanmalı, Avrupa Birliği’nin ortak fikri mülkiyet haklarına sahip olduğu unutulmamalıdır. Avrupa Birliği’nin proje çıktılarını ücretsiz olarak başka dillere tercüme ettirebileceği, ücretsiz yayın hakkı verebileceği düşünülerek sözleşmeye, bu durumlarda telif ödenmeyeceğine ilişkin bir ibare vs. konulmalıdır. • Proje bütçesinde yarı zamanlı gösterilen kişilerin maaşlarının ancak yarısının harcama olarak gösterilebileceği unutulmamalıdır. Yarı veya çeyrek zamanlı proje personeli olarak gösterilen kişilerin maaşları, bütçede tam maaş olarak gösterilmeli, bütçeye yansıtılacak maliyet ise tam-zamanlı aylık maaş tutarını,çalışma süresi ile % 25 veya % 50 ile oranlayarak hesaplanmalıdır. • Personel zaman çizelgeleri denetim sırasında gerekebilecek dokümanlardan biridir. Personel zaman çizelgesi hazırlanırken, personelin izinli, hasta vs. olduğu günler mesai çizelgesinden düşürülmelidir. Personel maliyetleri proje bütçelerine yansıtılırken, mali işler bölümünün hazırladığı puantaj tabloları esas alınmalıdır. Zaman çizelgelerinin haftalık veya aylık olarak hazırlanması ve proje bitiminde dosyalanması denetim sırasında iki ayağınızın bir pabuca girmesini engelleyecektir. • Sivil toplum kuruluşunun, sözleşmeli proje personeli dışında projelerin denetiminden sorumlu, daimi bir proje personeli varsa, bu personelin maaşları, proje personel maaşlarına dağıtılmalıdır. Daimi personelin, hangi projeye ne kadar zaman ayırdığı tam olarak bilinmiyorsa, proje sayısına göre dağılım ilkesinden yararlanılabilir. Ayrıntılı zaman çizelgeleri tutarak, maliyetleri gerçekçi bir biçimde dağıtmak da olasıdır. Konaklama ve yemek için ödenecek tutarların üst sınırı, her ülke için farklı olup, harcırah bedelleri hesaplanırken, Avrupa Birliği’nin harcırah listeleri esas alınmalıdır. Bütçe hazırlanırken, maliyetin daha düşük olduğunu düşünüyorsanız, söz konusu listedeki harcırahları tavan olarak alıp, daha gerçekçi olduğunu düşündüğünüz rakamları da yansıtabilirsiniz. Avrupa Birliği harcırah listesi için bakınız: http://ec.europa.eu/comm/europeaid/perdiem/index_en.htm
Projeyi sunan kurumun ofisi içinde böylesi bir projeyi hayata geçirmek mümkün değilse, açılacak yeni ofisin kirasını ve telefon, ısınma vb işletme giderlerini de proje bütçesine katabilirsiniz. Ancak yeni büro açmanın her zaman mümkün olmadığını ve ofis açma gerekliliğini kabul ettirebilmeniz için oldukça ikna edici gerekçeleriniz olmalıdır. • Yeni ofis açılmadığı durumlarda, bu bütçe kalemini tümüyle atlayıp, proje ekibinin çalıştığı mekanın ısınma, elektrik, kira ve benzeri giderlerini, toplam proje harcamalarını proje başına bölerek “idari masraşar” kaleminde gösterebilirsiniz. • Kullanılması gereken sarf malzemelerin miktarı ve maliyeti, özellikle yüksek değilse bu tür sarf malzemelerin maliyetini, proje bütçesinin “idari masraşar” bölümünden de karşılayabilirsiniz. Ancak belgesel çekimi, film çekimi gibi bir proje teklifi sunmuşsanız ve bol miktarda film, mini-DVD kullanacaksanız, aşağı yukarı ne kadar film kasetine (mini DVD) gereksinim duyacağınızı hesaplayabilirsiniz. Rahatça hesap yapabileceğiniz durumlarda bu tür teknik sarf malzemelerini, proje/ofis bütçe kalemi altında gösterebilirsiniz.
Projenin mali ve teknik dokümanları, proje sona ermiş kabul edildikten sonra yedi sene boyunca denetime tabidir. Proje sahibi, yedi sene boyunca bilgisayar sistemlerine erişim de dahil olmak üzere bütün mali kayıtlarını, AB’nin yetkilendirdiği denetim firmalarına veya müfettişlere açmak zorundadır. Denetim sırasında gösterilmesi zorunlu bulunan dokümanlar aşağıda sıralanmıştır: • Fiyat teklifleri • Sözleşmeler ya da ödeme emirleri • Faturalar, ödeme yapıldığını gösteren belgeler • Stoktan alım yapıldıysa, fiyatı gösteren belgeler, satın alma faturası • Benzin vs ödemelerinde gidilen uzaklık, kullanılan araçların ortalama benzin tüketimi vs. • Personele ödenen maaşların SSK primi, brüt maaş, net maaş, yemek vs. giderleri olarak dökümü • Zaman çizelgeleri • Personelle yapılmış sözleşmeler • Serbest gider makbuzları • Personele ödeme yapıldığına ilişkin ödendi makbuzları • Serbest çalışan personelin (free-lance) vergi ödemelerinin yapıldığına ilişkin vergi beyannameleri Proje bütçesi 100.000 Avro veya daha fazla ise, proje bütçesinde denetim için bir bütçe kaleminin yer alması tavsiye edilir. Proje süresi 18 aydan uzun ise, proje uygulanmaya başladıktan sonra her 12 ayda bir denetim raporu hazırlanmalıdır. Denetim raporunda aşağıdaki bilgiler yer almalıdır: • Harcamaların yasallığı, doğası ve düzenliliğinin kontrolü ve analizi • Avansların kullanımının denetimi • Üçüncü şahısların hesaplarının denetimi • Harcamaların proje bütçesi ile uygunluğu • Projenin gelirinin (avans ödemeleri, kofinansman, avanslardan sağlanan faiz geliri ve diğer proje gelirleri) denetimi • Orijinal dokümanların yeri hakkında ayrıntılı bilgi Projeyi uygulayan kuruluş, proje denetim raporlarını ya da yıllık denetim raporunu sunarak, yukarıda belirtilen yükümlülüğünü yerine getirebilir. Denetimin bağımsız ve AB tarafından onaylanacak kriterlere sahip bir denetim şirketi tarafından yapılmış olması gerekmektedir. Projeyi uygulayan kuruluş, raporlama ve denetimde temel yükümlülüklerini yerine getirmezse, Komisyon sözleşmeyi feshedebilir. AB Sözleşmeleri, denetim firmalarına da ek yükümlülükler getirmektedir. AvrupaBirliği ile sözleşmeler ve başvuru kılavuzları bu açıdan da incelenmelidir.
Proje fikri - Proje? Proje ile proje fikrini birbirinden ayırmak gerekir. Çevremizde, sivil toplum kuruluşlarında çalışanlardan sıkça duyduğumuz “bir projemiz var” ifadesi, genellikle bir proje fikridir. Bir projeden söz edilebilmesi için proje fikrinin geliştirilmesi ve • yaklaşımı, amacı, içeriği, yöntemi • sorumlusu / yürütücüsü, • süresi, • planı, faaliyetleri, • sonuçları, ürünleri, etkileri, • kaynakları, bütçesi, • bitişi ve değerlendirilmesi olan işlerin “çalışmalar” haline getirilmiş olması gerekmektedir.
1. Proje fikrinin oluşumu •Proje fikri bir ihtiyaçtan doğar, zihinsel değerlendirmelerle gelişir. Proje fikrinin oluşumunu tetikleyen birçok faktör olabilir. Bunlar; karşılaşılan sorunlar, gözlemler, yönlendirmeler, teşvikler, talimatlar veya finansal desteğinin varlığı gibi faktörlerdir. 2.Proje Formülasyonu İnceleme •Proje için gerekenverileri derleme, analiz etme ve değerlendirme işlemidir. •Bu aşamada Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı analiz metodu kullanılarak mevcut durum, paydaş analizi, sorun analizi, hedef analizi, strateji analizi yapılır ve projenin amaçları belirlenir. Planlama İnceleme aşaması sonunda belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesi için öngörülen, 5N3K sorularının cevaplandırılması ve düzenli bir biçimde kaydedilmesi ile bir proje belgesinin oluşturulmasıdır. (Belirli bir amacı gerçekleştirebilmek için "Ne, Nerede, Ne zaman, Niçin, Nasıl, (5N) Kim için, Kim tarafından ve Kaç paraya (3K) yapılacaktır? “ Planlamada AB kalite kriterleri Planlama Genel Kriterleri AB Projeleri Değerlendirme Formlarında aşağıdaki başlıklar altında yer almıştır: 1.Kurumsal kapasite 2.Tematik ilgililik 3.Metodolojik yaklaşım 4.Bütçe ve maliyet etkinliği 5.Sürdürülebilirlik Sürdürülebilirlik yukarıdaki kriterlere ek olarak Teknolojik Uygunluk, Sosyal, Kültürel ve Çevresel Duyarlılık, Politik Destek ve Sahiplenme gibi kriterlere de bağlı olan ve tüm yapıyı ayakta tutan bir kilit taşı niteliğindedir. Sürdürülebilirlik, proje süresi sona erdikten sonra, yerel dinamikler vasıtası ile proje faaliyetlerinin ve yararlarının devam edebilmesidir. Bir projenin yalnızca sürdürülebilirlik kriterini karşılaması o projenin başarılı olduğu anlamına gelir. Çünkü sürdürülebilir bir proje, diğer tüm kriterleri karşılıyor demektir. 3. Ön Değerlendirme Formülasyonu tamamlanmış olan proje teklifinin ilgili kuruluşlar tarafından değerlendirildiği aşamadır. 4. Finansman •Hazırlanan projeler için varlığı önceden bilinen kaynakların tahsisi için yapılan bir işlemdir. •Kalite kriterlerine uygun olarak hazırlanmış projeler için finansman temini ihtimali çok yüksektir. • 5. Uygulama •Tasarlanan 5N 3K öğelerinin hayata geçirilmesidir. Hedef kitlenin, yalnızca planlama aşamasında değil fakat aynı zamanda uygulama aşamasında da söz sahibi olması, aktif rol alması ve katkı sağlaması gerekir. - * 6. Değerlendirme -Her düzeyde amaçların ne ölçüde gerçekleştirilebildiğini anlamak,Projenin güçlü ve zayıf yönlerini belirlemek ve -Gelecekteki çalışmalara ışık tutmak için amaçlarla sonuçların karşılaştırılması ile yapılan bir işlemdir.Ara değerlendirmeler ara amaçları, son değerlendirme proje amaçlarını, etki değerlendirmesi genel amacı değerlendirir.
Projenin genel hedef(ler)e katkısı olması için, hangi proje amacı başarması istenmektedir? Projenin doğrudan hedeflediği yararlar Sağlanan hizmetler sonrası ortaya çıkardığı iyileşme (etki) • Kim yapacak? • Kim yararlanacak? • Ne tür bir toplumsal dönüşüm yaratacak? sorularına cevap arar. Projenin amacına erişmesi, genel hedeflere bir adım daha yaklaşmasını sağlamalıdır. Strateji ve paydaş analizinden sonra artık, projenin, çözümüne katkıda bulunmaya çalışacağı genel hedefle gerçekleştirmeye çalışacağı amacın netleştirilmesi için gerekli altyapı elinizde bulunmaktadır. Özellikle strateji analizi, projenin genel hedefi, amacı ve hatta beklenen sonuçlarını belirlemede yardımcı olacaktır. • S -Specific-Özgün-Belirli-Özel: Amaç özel, belirli veya somut olmalıdır. • M -Measurable-Ölçülebilir: Nitelik veya nicelik içermelidir. • A -Achievable-Ulaşılabilir-Gerçekleştirilebilir: Kabul edilebilir bir maliyete gerçekleştirilebilmelidir. • R -Relevant-Gerçekçi-Uygun: Proje, yöneticilerinin yönetebilecekleri uygunlukta olmalıdır. • T- Timely- Süreli: Amaca, sonuca ne zaman ulaşmamız gerektiğini belirtmelidir. Proje amacını cümle haline getirin (en çok 25 kelime): .............. tarafından .................... hedef kitlesi için, ............................dönüşümünü gerçekleştirmek.
Faaliyetlerin uygulanması sonucunda elde edilen hizmetler ve ürünler Sonuçlar, Proje Amacı’nın başarılması için gerekli ve öngörülen proje çıktılarıdır (output). Projenin Beklenen Sonuçları nelerdir? (maddeleyiniz) Sonuç ve çıktı iki farklı kavram olarak kullanılır. Çıktılar faaliyetler sonucu ortaya çıkması beklenen ve somut olarak ifade edilebilecek olan ürünler ve hizmetlerdir (eğitim, rapor, seminer, yayın, sığınma evi, danışmanlık hizmeti gibi). Sonuçlar ise, esas olarak çıktılardan elde edilecek olan anlayış değişikliği, bilinç artışı, duyarlılık gelişmesi gibi etkilerdir (çevre duyarlılığında gelişme, bilinç yükselmesi, katılımda artış, merkezi ya da yerel yönetimlerin önceliğinde, bütçelerinde, kanunlarında bir değişme gibi).
GH*** Bu göstergeler için gerekli bilgi kaynakları nelerdir? Bilgi kaynakları (kim, nasıl, ne zaman?) Ulusal ve bölgesel ülke raporları M.Çerçeve göstergelerin nasıl toplanacağını açıklamalı: Hangi metotlar? Kim(den)?Ne zaman/hangi sıklıkta? - Gerekli bilgi nasıl toplanacak? Bilgiyi toplamanın yöntemi ne olacak?(Araştırmalar, idari kayıtlar, ulusal/uluslararası istatistikler, çalışma atölyeleri ya da odak grup toplantıları tutanakları/sonuçları, gözlemler, vs.) - Bilgiyi kim toplamalı?(Bağımsız bir ekip veya kişi, proje çalışanlaırı, bunların bileşimi) - Bilgi ne zaman veya hangi sıklıkta toplanmalı? (Aylık, yıllık, proje süresince, sonunda vb.) - Hangi kaynaklar daha uygun olur? Kimlerle görüşülmeli? Bilginin alındığı yer (kişi ya da kurum) güvenilir mi? - Toplanan bilgiler hangi biçimde kaydedilmeli? ........................................................................................................................................................ PA*** Mevcut veya derlenebilir bilgi kaynakları hangileridir? Bu bilgiyi temin için gerekli yöntemler nelerdir? Bilgi kaynakları (kim, nasıl, ne zaman?) Yerel ve Bölgesel istatistikler. Yerel ortak. Doğrudan veri toplama Doğrulama kaynağı örnekleri • Proje öncesinde, sırasında ve sonrasında yapılan anketler, • İstatistik Enstitüsü gibi, ilgilendiğiniz alanla ilgili istatistiki veri alabileceğiniz kurumların rapor ve araştırmaları, • İlgili bakanlıkların ve yerel yönetimlerin rapor, istatistik ve araştırmaları, • Toplantı katılım listeleri ve toplantı tutanakları, • Kurs-seminer gibi etkinlikleri tamamlayanların sayılarını gösteren belgeler, sertifikalar, • Basında faaliyetlerinize verilen yer, gazete haberleri, • Proje izleme ve değerlendirme raporları, • Dış değerlendirme uzmanı raporları, • Derinlemesine görüşmeler ve odak grup toplantıları, • Katılımcı değerlendirme toplantıları. ........................................................................................................................................................ SÇ*** Bu göstergeler için gerekli bilgi kaynakları nelerdir? Doğrudan ve yerel kurumsal kaynaklardan veri toplama
Araçlar: Proje bileşenlerinin, faaliyetlerin uygulanması için gerekli araçlar nelerdir? örneğin, personel, ekipman, eğitim, etüd, malzeme, tesis vb. Kaynaklar: personel, teçhizat, arazi, altyapı, mali kaynaklar
Faaliyetlerin gerçekleşmesinde başvurulacak yöntem (metodoloji) Önerilen faaliyetlerin hangi yöntemler kullanılarak gerçekleştirileceği, projeyi ilginç ve etkin kılabilir. Önerilen faaliyetlerin hangi yöntemler kullanılarak gerçekleştirileceği ve kullanılan yöntemin sağlaması beklenen yararlar düşünülmelidir. STK’lar önerdikleri projelerde gerçekleştirilecek faaliyetler üzerinde iyi düşünmezlerse, projeler gayet sıradan olabilirler. Örneğin eğitim yapmak, seminer ve toplantı düzenlemek, kitap-broşür basmak, sığınma evi-danışma merkezi açmak, festival düzenlemek, istihdam olanaklarını artırmak, çocuklara yönelik yetenek geliştirme çalışmaları düzenlemek, risk altındaki çocuklara barınak kurmak, insan hakları konusunda bilgilendirme yapmak... Bütün bu faaliyetler önemli amaçlara ulaşılmasında katkıda bulunabilirler ama benzer faaliyetlerin birinin diğerinden daha ilginç ve farklı olmasını sağlayan şey, ancak o faaliyet gerçekleştirilirken izlenecek yöntem olabilir. Yöntem örneği: Uygulama projesinden yola çıkarsak, ikinci ana faaliyet olan “STK kapasite eğitimi düzenlenmesi” şeklinde ifade edilen faaliyetlerin yöntemi şöyle özetlenebilir: STK kapasite eğitimlerinin içeriklerinin oluşturulmasında başvurulacak kurul, üniversite öğretim üyelerinin yanısıra deneyimli STK çalışanlarını da kapsayacaktır. Bu şekilde ortaya çıkan eğitimin, STK ihtiyaçlarına daha uygun olacağı düşünülmüştür. Daha önce ağırlıklı olarak özel sektör temsilcilerinin oluşturdukları bir programın, ihtiyaçlara cevap vermediği için talep bulmadığı görülmüştür. Eğitim süresince anlatıya dayalı eğitim yerine beceri geliştirmeye yönelik uygulamalı eğitim yöntemine ağırlık verilecektir. Ancak Türkiye’deki STK’ların demokrasinin gelişimine katkılarının artırılması amacı dikkate alınarak, sivil toplum, demokrasi ağırlıklı konularda, perspektif oluşturmaya yönelik panel ve seminerler programa dâhil edilmiştir. Katılacakların deneyimli STK çalışanı yetişkinler olacağı dikkate alınarak, örgün eğitim yöntemlerinin dışında panel-deneyim paylaşım unsurları ağırlıklı olarak kullanılacaktır. Eğitimler bir üniversite-sivil toplum buluşma noktası olarak sürdürülecektir. Katılımcı demokrasinin gelişimine katkıda bulunması açısından, hak temelli örgütlerden, vatandaş girişimlerinden ve ağ tipi platformlardan gelen başvurulara öncelik verilecektir. STK’larda kadınların aktif katılımının sağlanması katkıda bulunmak amacıyla kadın adaylara öncelik verilecektir. Her ders dört program süresince az bir kere yurtdışından gelen uzmanlar tarafından yapılacak. İlgili dersi kurumumuzda veren ve vermesi düşünülen eğitmenler tarafından da izlenmesi sağlanarak eğitimci havuzu nitelik ve nicelik olarak geliştirilecektir.
|
|
