PROJE KABUL VE UYGULAMA SÜREÇLERİ FON SAĞLAYICI KURULUŞLAR AB Komisyonu Hibeler Sayfası http://ec.europa.eu/grants/index_en.htm AB Dış Yardımlar Sayfası http://ec.europa.eu/europeaid AB Komisyonu Türkiye Temsilciliği http://www.deltur.ec.europa.eu CENTRAL FINANCE AND CONTRACTS UNIT http://www.cfcu.gov.tr/ Merkezi Finans ve İhale Birimi http://www.mfib.gov.tr AB Eğitim ve Gençlik Programları Başkanlığı Ulusal Ajans http://www.ua.gov.tr Welcome Europe Bilgi Servisi http://www.welcomeurope.com Gerekli Kılavuzlar, İhaleler ve Europaid Sayfası http://europa.eu.int/comm/europeaid/index_en.htm Dernekler Dairesi Başkanlığı http://www.dernekler.gov.tr Avrupa Birliği kaynaklı fon ve finansmanlar Avrupa kaynaklı fonlar kamusal ve özel kaynaklar olarak sınıflandırılabilir: *** Kamusal kaynaklar: *** Avrupa Konseyi kaynaklı *** Avrupa Birliği (AB) kaynaklı *** Avrupa ülkeleri ve dış temsilcilikleri kaynaklı [ör. İngiltere Büyükelçiliği veya Hollanda Dışişleri Bakanlığı (MATRA) fonları] *** Politik Vakıflar (ör. Friedrich Ebert Vakfı, Heinrich Böll Vakfı) *** Tematik vakıflar (ör. Avrupa Kültür Vakfı, Avrupa Gençlik Vakfı, Anna Lindh Avrupa-Akdeniz Kültürlerarası Diyalog Vakfı) *** Özel kaynaklar: Özel vakıflar (Bosch Vakfı, Volkswagen Vakfı, Bertelsmann Vakfı vb.) ve şirketler AB neden fon verir? AB uluslararası politik bir kurum olarak çeşitli amaçlarla kendi dışına yönelik finansmanda bulunmaktadır. Kendi örgütsel gereksinimlerini gidermenin dışında bu finans hareketlerinin bütününün aslen AB’nin genel politik amaçlarına erişmeyi amaçladığı söylenebilir. Ancak her bir finansmanın içinde bulunduğu programın (programların web sayfalarında ve proje çağrılarında da özellikle belirtilen) kendi özel amaçları olduğunu da göz önünde bulundurmak gerekir. Örneğin AB Komisyonu’nun web sayfasında hibelerin amacı “ilgili alandaki AB politikalarını yaşama geçirecek projelerin desteklenmesi” olarak belirtilmiştir ve her bir hibe programı nın AB’nin kurucu antlaşmasında temelini bulduğu bir madde vardır. Avrupa fonlarının yaratmaya çalıştığı dönüşüm Untitled AB fonları İhaleler [Tender]: Bütünüyle AB kurumları tarafından tanımlanmış işler için düzenlenen finansman programlarıdır. Bu işler inşaat, ekipman veya mal alımı için olduğu gibi bazı durumlarda içeriği idari, politik veya sosyal çalışmalar olması nedeniyle STK’ları da doğrudan ilgilendiren, hatta STK’ların da tek başına veya konsorsiyumlar içinde katılabileceği teknik destek gibi hizmet alımlarını da içerir. Bu tür ihalelere örnek olarak AB Komisyonu tarafından Türkiye’de 2003–2005 yılları arasında sürdürülen Sivil Toplumu Geliştirme Programı Teknik Destek Ekibi’ni ya da 2005–2007 arasında gerçekleştirilen STKKamu İşbirliği Projesi’ni gösterebiliriz. Her iki ihalenin kazanan konsorsiyumları içinde STK’lar da bulunmaktadır. Krediler [Loan]: Ağırlıkla kamu kurumlarına ve yerel ve bölgesel yönetimlere AB standartlarının karşılanmasına yönelik maliyeti yüksek çeşitli altyapı yatırımları için Avrupa Yatırım Bankası (European Bank of Investment) veya Avrupa Yeniden Yapılanma ve Kalkınma Bankası (European Bank for Reconstruction and Development) tarafından sağlanan düşük faizli kredileri içerir. Destekler [Operational Grant]: Avrupa çapındaki kâr amacı gütmeyen kurumlara ve ağlara idari harcamaları için sağlanan yıllık finansmanlardır. Örneğin Avrupa çapındaki AEGEE, ESIB, Erasmus Öğrencileri Ağı gibi çeşitli gençlik örgütlerinin merkez ofislerine proje hibeleri dışında yıllık olarak belirli miktarda destek asğlanmaktadır. Hibeler [Grant]: AB’nin çeşitli politika alanlarında farklı kurumların hazırlayarak yürüttüğü projeler için programlar kapsamında yapılan karşılıksız ödemelerdir. STK’ların en çok yararlandığı finansman türü budur. Kimler yararlanabilir? Bireylere yönelik bazı istisnalar dışında fonlardan tüzel kişiler yararlanabilir. Bu tüzel kişiler kamu kurumları, yerel yönetimler, üniversiteler, yarı-kamusal ajans ve odalar, sendikalar, STK’lar, KOBİ’ler ve şirketler gibi ticari işletmeler olabilir. Her bir proje ve finansman çağrısında o çağrıya hangi tür kuruluşların başvurabileceği özellikle belirtilir. Fonların yönetimi Fonların yönetiminde temel alınan belge AB’nin 1 Ocak 2003 tarihinde yürürlüğe giren Finansal Yönetmeliği (Financial Regulations) ve Uygulama Kuralları’dır (Implementing Rules). Yönetmelikte son yapılan revizyon 1 Mayıs 2007 tarihi itibarıyla yürürlüktedir ve “Uygulama Kuralları” da buna göre yenilenmiştir. AB fonları, başından sonuna kadar oldukça katı biçimde uygulanan kurallar çerçevesinde yürütülür. Finansal Yönetmelik ve Uygulama Kuralları içinde yer alan bu kurallar hem fonları yöneten AB Komisyonu, hem de fondan yararlanarak proje yürüten kurum ve kuruluşlar için geçerlidir; örneğin bir hibe projesi kapsamı nda bir STK tarafından yapılacak alımlar ile AB Komisyonu’nun yapacağı alımlarda uygulanan ihalelerin kural ve prosedürleri arasında bir farklılık yoktur. Programlama: Her fon bir program çerçevesinde ve açıkça tanımlanmış amaçlara yönelik olarak oluşturulmalıdır. Fonların yıllık programları içinde yasal dayanak, hedeşer, başvuru çağrılarının öngörülen yayımlanma tarihleri, toplam bütçe ve beklenen sonuçlar bulunur. Şeffaflık: Fonların varlığının bilgisi, başvuru çağrıları ve desteklenmesine karar verilen projeler herkesçe kolayca erişilebilecek biçimde duyurulmalıdır. Eşit Muamele: Proje başvuruları bir değerlendirme komitesince ve önceden ilan edilmiş kriterlere uygun olarak değerlendirilmelidir. Birikimden Kaçınma: Bir yararlanıcı kuruluş aynı faaliyet için farklı AB fonlarından destek alamaz ve yararlanıcı kuruluşlar aynı finansal yıl içinde AB’den birden fazla destek alamazlar. Geriye yönelik olamayan harcamalar: Desteklenecek harcamalar sözleşme imza tarihinden önce yapılmış olamaz. Başlamış olan faaliyetler için sonradan hibe verilmesi ancak istisnalar durumunda mümkündür; bu durumda bile sözleşmenin imzalanmasından önceki harcamalar karşılanmaz. Eş-finansman: İstisnalar dışında hiçbir zaman proje bütçesinin tamamı AB tarafından karşılanmaz. Bütçenin geri kalan bölümü ya projeyi yürüten kuruluşun kendi kaynaklarından, ya da üçüncü bir kaynaktan karşılanmalıdır ve bu ek kaynak çoğunlukla ayni bir katkı olamaz. Ancak 1 Mayıs’ta yürürlüğe giren Finansal Yönetmelik ve Uygulama Kuralları kapsamında personelin katkısı benzeri ayni katkıların da eş-finansman olarak gösterilebilmesinin kapsamı genişletilecektir. Kâr amacıyla kullanılamama: Hibeler yararlanıcı tarafından kar olarak ya da kar amacına yönelik olarak kullanılamaz; her bütçe kaleminin karşılığı belgesiyle gösterilmek durumundadır. Uygun yönetim kuralları: Fonların etkin ve uygun yönetimine yönelik bir dizi kural daha yazılı olarak belirtilmiştir. İlke olarak herhangi bir teklif çağrısı çıkarılmadan önce fonlar kullanıma açılmış olmalıdır, ancak fonların açılması için onay aşamalarının Komisyon veya ilgili ülke tarafında sona yaklaştığı bazı durumlarda çağrılar ön koşullu olarak yayımlanabilir. Bütün başvuru formları ve belgeler standart olmalıdır. Proje teklifi değerlendirme süreçlerinin yazılı kayıtları yedi yıl boyunca saklanır. Türkiye’ye açık fon ve programlar Türkiye’nin de katıldığı veya Türkiye’ye yönelik olarak açılan fonlar ve programların alım, yürütme ve denetim koşulları Türkiye ve AB arasında imzalanan Çerçeve Anlaşma ile düzenlenmiştir. AB’nin Topluluk Programları bir aday ülke olarak Türkiye’nin katılımına açıktır, ancak bu otomatik olarak bu programlara katılındığı anlamına gelmemektedir. Programa katılmak için ülkenin niyet beyanında bulunması ve AB Komisyonu’yla finansman miktarı, programları yürütecek kurumsal yapılanma ve yürütme biçimi hakkında müzakereleri tamamlaması gerekmektedir. Türkiye’nin Katıldığı AB Topluluk Programları Untitled Topluluk Programları dışında Türkiye’ye özel katılım öncesi yardım programları da bulunmaktadır ve bunlar Topluluk Programları’nın aksine çoğunlukla ortaklık gerektirmez. Bu programların temel amacı ekonomik, sosyal ve politik açıdan yapısal uyumu sağlamaktır. Politika alanlarına özel olarak tanımlanan bu programların çoğunda teknik destek ekiplerine ek olarak hibe bileşenleri de bulunmaktadır; sivil toplum gelişimi alanında benimsenen, dolayısıyla STK’ların genelini ilgilendirenler ise Sivil Toplumu Geliştirme Programı, Türkiye-AB arasında Sivil Diyalog, STK-Kamu İşbirliği Programı ve STK’lara Yönelik Kamu Hizmetinin Geliştirilmesi Programı’dır. AB’nin desteklediği programlar ve teknik destek hizmetleri • Eşleştirme (Twinning): Kamu kurumlarının uyum kapasitesinin artırılması için üye ülkelerden birisiyle birlikte çalışma yürütmesine yönelik programlar • Hibeler AB Komisyonu proje seçim süreç ve kriterleri Çeşitli programlar kapsamında programın geçerlilik süresi içinde periyodik olarak (örneğin her yılın belirli tarihlerinde) ya da belirli aralıklarla birden fazla başvuru çağrısı yayımlanır. Programın toplam bütçesinin bu geçerlilik süresi içinde tüketilmesi gerektiği için yeterli sayıda ve nitelikte proje başvurusu olmaması durumunda ek başvuru çağrısı da yayımlanabilir. Proje başvuru süreçleri Untitled Teklif çağrısının yayımlanması Teklif çağrısı başta AB Komisyonu, kapsadığı ülkelerdeki temsilcilikler veya yürütücü yerel kurumların web siteleri olmak üzere internet sayfasında ve basın açıklamasıyla duyurulur. Türkiye’ye özel fonlar Türkiye Temsilciliği ve/veya Merkezi Finans ve İhale Birimi ile AB Komisyonu’nun dış yardım (europeaid) sayfasında duyurulmaktadır. Proje başına verilebilecek desteğin üst sınırının 100.000 Avro’yu geçmediği teklif çağrılarının son başvuru tarihinden en az 60 gün önce duyurulmuş olması gerekir; daha üst miktarlar için bu süre 90 gündür. Teklif çağrısı ekinde bulunan başvuru paketinin içinde bulunması gereken belgeler; Başvuru kılavuzu (Guidelines for applicants): Her program veya proje teklif çağrısı için ayrı öncelik, amaç, başvurabilecek kurum türü ve koşul içerdiğinden ve her bir başvuru çağrısı farklı ülkeler için geçerli olduğundan çok dikkatli incelenmesi gereklidir. Her başvuru çağrısı kapsamında proje başına sağlanabilecek desteğin miktarının ve bu miktarın proje toplam bütçesindeki oranının alt ve üst sınırları da farklıdır. Başvuru formu: Genelde dış yardım programları kapsamında açılan başvuru çağrılarında kullanılan başvuru formları ya da her bir programın farklı eylemleri için kullanılan formlar genelde birbirlerine çok benzese de her bir başvuru çağrısı için ayrıca sağlanan başvuru formu kullanılmalıdır. Başka bir program için verilen başvuru formunun kullanılması proje başvurusunun incelenmeden reddedilmesi sonucuna yol açabilir. Bütçe formatı: AB’nin farklı programları için farklı bütçe formatları kullanılmaktadır. Doğrudan Türkiye’ye yönelik açılan hibelerin birçoğu dış yardım ve katılım öncesi programların formatını kullanmaktadır. Topluluk programlarının ise her biri için ayrı bütçe formatları kullanılır. Farklılıklar her bir programın karşıladığı bütçe kalemlerinin farklı olmasından ve karşılanamayacak maliyet kalemlerine bütçede yer verilmesinin istenmemesinden kaynaklanır. Mantıksal Çerçeve Mali kimlik formu Ek teknik/Prosedürsel bilgiler (ör.harcırahlarla ilgili bilgiler) Diğer belge ve bildirimler (ör. Ortak kuruluşların imzalı bildirimleri) Başvuruya başvuran hakkında bilgi ve proje teklifinin özetini içeren bir “kavram notu” eklenir ve projenin değerlendirmeye alınıp alınmayacağı bu kavram notuna göre değerlendirilir. Kavram notunun yanıt vermesi gereken sorular ve formatı da başvuru paketinin içinde yer alır. 1 Mayıs 2007 itibarıyla yürürlüğe giren yeni finansal kurallar kapsamında 25.000 E altında kalan küçük hibeler için istenecek belge sayısı azaltılmıştır. Projeye sağlanacak miktarın 500.000 Avro’yu geçtiği durumlarda kuruluşun önceki mali yıldaki hesapları hakkında bir dış denetim raporu sunulması gerekir. Teklif çağrısında soruların yöneltileceği iletişim adresi belirtilir ve son başvuru tarihinden 21 gün öncesine kadar alınan yazılı soruların yanıtları son başvuru tarihinin 11 gün öncesinden itibaren web sitesinde yayımlanır. Bu soru-yanıtlar pratikte oldukça yol gösterici olabilmektedir. Kısıtlı [Restricted] başvuru süreçlerinde ise iki aşamalı bir başvuru yapılır. Daha çok sağlanabilecek desteğin yüksek olduğu makro projeler için izlenen bu prosedürde ilk başvuruda kurumsal kapasite değerlendirilir. ve proje hakkında yalnızca özet bilgi ve bütçeyi içeren bir kavram notunun gönderilmesi istenir. Ayrıntılı proje teklifi ise ilk aşamayı geçen kuruluşlardan istenir. Bir teklif çağrısına başvuru için yeterli olunup olunmadığına veya projeniz için başvurmaya uygun olup olmadığına teklif çağrısı metninde ve başvuru kılavuzunda bazı kriterlere bakarak karar verilebilir: Başvurabilecek ülkelerin statüsü: AB için ülkelerin başvuru kılavuzlarında karşımıza çıkan çeşitli statüleri bulunmaktadır. Bunlar üye ülkeler (member states - 27 AB üyesi ülke), yeni üye ülkeler (10 new member states - 1 Mayıs 2004’te üye olan 10 ülke), aday ülkeler (candidate countries - Ocak 2007 tarihinde Hırvatistan, Türkiye, Makedonya), ortak üyeler (associated countries – AB ile ortaklık anlaşması imzalamış olan ülkeler), komşuluk politikası ülkeleri (neighbourhood policy – Akdeniz ve aday olmayan Doğu Avrupa ülkeleri), ACP (Afrika, Karayipler ve Pasifik) ülkeleri, gelişmekte olan ülkeler (developing countries – OECD’nin Kalkınma Yardımları Komitesi tarafı ndan yayımlanan ülke listelerine göre belirlenmektedir ve bu listeye proje teklif çağrısı ekinde yer verilir) gibi adlar almaktadır. Türkiye farklı programlar kapsamında aday ülke, gelişmekte olan ülke, ortak üye ya da Akdeniz ülkesi olarak değerlendirilebilmektedir. Başvurabilecek kuruluşlar Statülerine göre hangi kuruluşların (KOBİ, STK, üniversite, yerel yönetim, merkezi idare, uluslararası kuruluş vs.) başvurabileceği başvuru kılavuzunda belirtilir. Verilebilecek destek miktarı Verilebilecek destek miktarının alt ve üst sınırları ve bu desteğin toplam proje bütçesine oranlarının en az ve en çok ne kadar olabileceği belirtilir. Çok nadir ve istisnai durumlarda proje bütçesinin tamamı karşılanabilir. Son başvuru tarihi Proje teklifinin aslı ve belirtilen sayıda basılı ve elektronik kopyaları, teklif çağrısında belirtilen son başvuru tarihi ve saatinin öncesinde belirtilen adrese kapalı zarf içinde elden veya taahhütlü posta veya kurye servisleriyle ulaştırılmış olmalıdır. Postadaki gecikmeler mazeret olarak kabul edilmez ve bu kural oldukça katı olarak uygulanır. Zarfın üzerinde yazılacak ibareler başvuru kılavuzunda belirtilenlere uygun olmalıdır. Başvuruların değerlendirilmesi AB Komisyonu tarafından yayımlanan proje çağrıları sonucu sunulan proje tekliferine finansal destek sağlanması kararı, idari uygunluk, başvuru sahibi, ortaklar ve projenin uygunluğu ve proje niteliği değerlendirme kriterlerine göre verilir. Teklif çağrısında belirtilen kriterler prosedürün tamamı süresince değiştirilmez ve kural olarak net, ayrımcılık yaratmayacak ve haksız rekabete yol açmayacak biçimde belirlenmesine çalışılır. tekliferin uygunluğu Oldukça katı olarak uygulanan son başvuru tarih ve saati öncesi alınan başvurular öncelikle bir uygunluk kontrolüne tabi tutulur. Bu uygunluk kontrolü (eligibility check) idari uygunluk ve başvuru sahibi, ortaklar ve projenin uygunluğu kriterlerine ve başvurunun kabul edilebilirliğine göre yapılmaktadır. Bu uygunluk kriterleri için notlama yapılmaz, yalnızca ‘uygundur’ ya da ‘uygun değildir’ biçiminde bir değerlendirme yapılır. Bu aşamayı geçebilmek için proje teklif çağrısı ile birlikte yayımlanan Başvuru Rehberi içinde belirtilmiş olan bütün kriterlerin karşılanmış olması gerekir, ancak bu kriterler proje niteliğine yönelik değildir ve kurumsal özelliklerin ve proje teklif çağrısının prosedürsel gereklerinin yerine getirilip getirilmediği kontrol edilir. Proje başına sağlanacak finansman miktarının yüksek olduğu durumlarda başvuru iki aşamalı olabilir ve bu durumda önce istenecek ilk teklif, proje içeriğinden çok kurumsal kapasite ve uygunluğa ağırlık verir. Tablo II.3’te 2006 yılında açılmış “Türkiye’de Sivil Toplumun Güçlendirilmesi: Sivil Ağların, Kapasite Geliştirme Projeleri’nin ve Katılımcı Yerel Projelerin Desteklenmesi” kapsamındaki proje çağrısı için kullanılan örnek bir idari uygunluk kontrol listesi bulunabilir; örnek olarak sunulan bu listenin yalnızca söz konusu çağrı için geçerli olduğu göz önünde bulundurulmalıdır. Subtopic tekliferin kalitesinin değerlendirilmesi Uygunluk kontrolü sonucu kabul edilen teklifer daha sonra niteliksel bir değerlendirmeden geçerler. Bu değerlendirme proje seçim ve hibe verme kriterlerine göre yapılmaktadır ve bu kriterlerin bütünü Başvuru Rehberlerinde yer verilen değerlendirme tablosunda bulunabilir. • Seçim kriterleri başvuranın önerilen projeyi tamamlaması için gereken mali ve işletme kapasitelerinin değerlendirilmesi için oluşturulmuştur. Başvuran, projenin yürütüldüğü süre boyunca yeterli finansman kaynağına sahip olmalı ve gerektiğinde projenin finansmanına katkıda bulunabilmelidir. Başvuranlar ve ortakları ayrıca önerilen projeyi tamamlamak için gerekli profesyonel faaliyet ve niteliklere sahip olmalıdır. Ayrıntılı değerlendirmeye geçilmeden önce kavram notu değerlendirilir ve ayrıntılı değerlendirmeye geçilip geçilmemesine buna göre karar verilebilir. • Hibe verme kriterleri ise teklifin belirlenmiş hedef ve önceliklere göre kalitesini değerlendirmekte kullanılır. Böylece hibelerin teklif çağrısının toplam etkisini en yüksek düzeyde gerçekleştirecek biçimde dağıtılması amaçlanmaktadır. Bu kriterler özellikle teklifin çağrının altında yayımlandığı hibe programının hedeşeriyle ilgililiği ve uyumluluğuyla, kalitesi, beklenen etkisi ve sürdürülebilirliğiyle ve maliyet etkinliğiyle bağlantılıdır. Mantıksal çerçeve tablosuna göre projelerin değerlendirilmesi Untitled Sonuçların duyurulması Fon sağlanması için seçilen projelerin kabul haberi başvuru sahiplerine karardan 15 gün sonraya kadar, başarı sız olan başvuru sahiplerine ise bundan sonraki 15 gün içinde bildirilir. Seçilen projelerin tamamı ayrıca ilgili web sitesinde ve basın açıklamasıyla duyurulmaktadır. Sözleşme müzakereleri ve sözleşmenin imzalanması Proje seçim süreci tamamlandıktan sonra her bir başarılı proje sahibi için ayrı bir dosya ve sözleşme taslağı hazırlanır. Bu sırada bütçe üzerindeki olası aritmetik hataların giderilmesi, kabul edilemeyecek maliyetlerin çıkarılması ve kararı etkilemeyecek bazı düzeltmelerin yapılması istenebilir. Bu düzeltmeler hiçbir zaman sağlanacak desteğin miktarında veya toplam bütçe içindeki oranda bir artışa neden olmamalıdır. Sonuçta yararlanıcı kuruluşa gönderilen ve 30 gün içinde imzalanarak ilgili kuruluşa geri gönderilmesi istenen sözleşmede şu taahhütler ve bilgiler bulunacaktır: - Gerçekleşen maliyetlerin toplamına göre AB desteğinin oranı ve bu orana sadık kalmak üzere asğlanabilecek en çok destek miktarı, - Projenin uygulama süresi, - Sözleşme gereklerinin yerine getirilememesi durumunda yükümlülükler ve olası katkı miktarının azaltılması veya miktarın geri ödenmesi istemi, - Sözleşme ve bütçenin değiştirilmesiyle ilgili hükümler, - Raporlama yükümlülükleri, - Ödeme biçimi ve planı, - Denetleme olasılığı, - AB desteğinin proje tanıtım, yayın ve çıktılarında belirtilmesi, - Uyuşmazlık durumunda yetkili mahkeme, - Program ve projeye özel diğer bağıtlar. Başka bir tarihte anlaşılmadıysa sözleşmenin yararlanıcı tarafından imzalandığı gün proje başlamış sayılır ve geçerli harcamalar ancak bu tarihten sonra yapılanlardır. Subtopic Proje uygulamaları sırasında dış yardım ve topluluk programları için AB Komisyonu süreç ve kuralları Sözleşme içinde açıkça belirtildiği gibi projenin uygulaması sırasında da AB finansman kurallarına bağlı kalı nması zorunludur. Özellikle desteklenmesi için geçerli maliyetler düşünüldüğünde daha sonra zarara uğramamak için projenin ve bütçenin bu kural ve koşullara göre hazırlanması ve kaynakların olası gecikmeler de göz önüne alınarak sözleşmedeki belirtilen ödeme planına göre planlanması gerekir. Ödemeler İlk ödeme (advance payment), imzalanmış sözleşme ile birlikte Standart Ödeme İstek Formu’nun da yararlanıcı tarafından yetkili kuruma gönderilmesinden sonra sözleşmede belirtilen bir süre içinde yapılır. Bu süre kural olarak en çok 45 gün olarak belirtilmiştir, ancak gecikmelerin olmasına oldukça sık rastlanır. 45 gün kuralı bütün ödemeler için geçerlidir. Dış yardım programlarında ilk ödeme sözleşmede belirtilen miktarın %80’ini veya bir yıldan uzun projelerde ilk yıl için belirlenen bütçenin %80’ini içerir. Bir yıldan uzun süreli projeler için ilk yıl için sağlanan miktarın veya bir önceki ödemenin %70’inin harcanmış olması durumunda hazırlanan teknik ve mali ara raporun onaylanmasından sonra ikinci veya bir sonraki ödeme yapılabilir. Bazı durumlarda daha kısa süreleri içeren periyotlarda ilerleme raporları istenebilir. Genellikle ikinci proje avansının ödenmesinde aksama yaşanabilmektedir. Mali ve teknik raporun eksiksiz ve olabildiğince kapsamlı açıklamalar içermesi, ara ödemenin zamanında yapılmasını kolaylaştırmaktadır. Birinci yıl raporu ve ödeme isteği gönderildikten sonra belirtilen süre içinde (+/- bir hafta) ikinci ödeme yapı lmalıdır. Ancak Avrupa Birliği, raporla ilgili olarak teknik veya mali bir soru sorduğu zaman bu süre durmakta, belirtilen süre ancak soru doyum verici bir biçimde cevaplandıktan sonra yeniden işlemeye başlamaktadır. Projeyi uygulayan kuruluş ek bilgi talebini en geç 30 gün içinde yerine getirmekle yükümlüdür. Son ödeme ise sonuç raporunun onaylanması sonrası yapılır. AB için önemli olan sözleşmede belirtilen yüzdeyi ödemektir ve belirtilen miktar ancak sunulan bütçenin birebir gerçekleşmesi durumunda ödenecek en yüksek desteği belirtir. Bu nedenle gerçekleşen bütçe daha düşükse verilecek destek de belirtilen yüzdeye bağlı olarak daha düşük olarak yararlanıcı kuruma iletilir. Harcamalar Ana bütçe başlıklarına göre özel kurallar İnsan kaynakları ve personel maliyetleri Örnek İnsan Kaynakları maliyetleri Untitled Proje personeline ödenecek maaşların, olabildiğince proje bütçesinde öngörülen gerçek maliyetleri yansıtmasına dikkat edilmelidir. Bütçede yer verilen maaşların vergi ve sigorta primlerini de içermesi zorunludur ve diğer ek sigorta ve yemek bedelleri de eklenebilir. • Projelerde çalışanların hepsi sözleşmeli personeldir. Avrupa Birliği projeleri için personelle standart sözleşmelerin yapılması ve projede tam-zamanlı ve yarı zamanlı çalışanlar için zaman çizelgesi düzenlenmesi gereklidir. Sözleşmeler, AB mali denetçileri talep ettiğinde gönderilecek veya denetim için saklanacak ek doküman kategorisindedir. • Proje personeli ve projeye bağlı olarak serbest (freelance) çalışan elemanlarla yapılan sözleşmelerde, proje sonunda üretilen çıktıların telif haklarının ne olacağının da belirtilmesinde yarar vardır. Özel durumlarda,proje çıktılarıyla ilgili olarak proje personeline telif ödenmesi öngörülüyorsa, telif ödenecek özel durumlar sıralanmalı, Avrupa Birliği’nin ortak fikri mülkiyet haklarına sahip olduğu unutulmamalıdır. Avrupa Birliği’nin proje çıktılarını ücretsiz olarak başka dillere tercüme ettirebileceği, ücretsiz yayın hakkı verebileceği düşünülerek sözleşmeye, bu durumlarda telif ödenmeyeceğine ilişkin bir ibare vs. konulmalıdır. • Proje bütçesinde yarı zamanlı gösterilen kişilerin maaşlarının ancak yarısının harcama olarak gösterilebileceği unutulmamalıdır. Yarı veya çeyrek zamanlı proje personeli olarak gösterilen kişilerin maaşları, bütçede tam maaş olarak gösterilmeli, bütçeye yansıtılacak maliyet ise tam-zamanlı aylık maaş tutarını,çalışma süresi ile % 25 veya % 50 ile oranlayarak hesaplanmalıdır. • Personel zaman çizelgeleri denetim sırasında gerekebilecek dokümanlardan biridir. Personel zaman çizelgesi hazırlanırken, personelin izinli, hasta vs. olduğu günler mesai çizelgesinden düşürülmelidir. Personel maliyetleri proje bütçelerine yansıtılırken, mali işler bölümünün hazırladığı puantaj tabloları esas alınmalıdır. Zaman çizelgelerinin haftalık veya aylık olarak hazırlanması ve proje bitiminde dosyalanması denetim sırasında iki ayağınızın bir pabuca girmesini engelleyecektir. • Sivil toplum kuruluşunun, sözleşmeli proje personeli dışında projelerin denetiminden sorumlu, daimi bir proje personeli varsa, bu personelin maaşları, proje personel maaşlarına dağıtılmalıdır. Daimi personelin, hangi projeye ne kadar zaman ayırdığı tam olarak bilinmiyorsa, proje sayısına göre dağılım ilkesinden yararlanılabilir. Ayrıntılı zaman çizelgeleri tutarak, maliyetleri gerçekçi bir biçimde dağıtmak da olasıdır. Konaklama ve yemek için ödenecek tutarların üst sınırı, her ülke için farklı olup, harcırah bedelleri hesaplanırken, Avrupa Birliği’nin harcırah listeleri esas alınmalıdır. Bütçe hazırlanırken, maliyetin daha düşük olduğunu düşünüyorsanız, söz konusu listedeki harcırahları tavan olarak alıp, daha gerçekçi olduğunu düşündüğünüz rakamları da yansıtabilirsiniz. Avrupa Birliği harcırah listesi için bakınız: http://ec.europa.eu/comm/europeaid/perdiem/index_en.htm Yolculuk masrafları AB Dış Yardım Projelerinde harcırahların yolculuk değil, insan kaynakları ana bütçe kalemi altında değerlendirildiğini dikkate almak gerekir. • Bütçede yer verilmiş bütün yolculukların biletlerinin mali raporda sunulmak üzere belge olarak saklanması, eğer yolcuya dönüş için gerekiyorsa kesinlikle size gönderilmesinin sağlanması gerekir. Özellikle havayolu ile ulaşımda biletin yanında uçuş kartının da gösterilmesi gerekmektedir. Yerel proje/Ofis giderleri Projeyi sunan kurumun ofisi içinde böylesi bir projeyi hayata geçirmek mümkün değilse, açılacak yeni ofisin kirasını ve telefon, ısınma vb işletme giderlerini de proje bütçesine katabilirsiniz. Ancak yeni büro açmanın her zaman mümkün olmadığını ve ofis açma gerekliliğini kabul ettirebilmeniz için oldukça ikna edici gerekçeleriniz olmalıdır. • Yeni ofis açılmadığı durumlarda, bu bütçe kalemini tümüyle atlayıp, proje ekibinin çalıştığı mekanın ısınma, elektrik, kira ve benzeri giderlerini, toplam proje harcamalarını proje başına bölerek “idari masraşar” kaleminde gösterebilirsiniz. • Kullanılması gereken sarf malzemelerin miktarı ve maliyeti, özellikle yüksek değilse bu tür sarf malzemelerin maliyetini, proje bütçesinin “idari masraşar” bölümünden de karşılayabilirsiniz. Ancak belgesel çekimi, film çekimi gibi bir proje teklifi sunmuşsanız ve bol miktarda film, mini-DVD kullanacaksanız, aşağı yukarı ne kadar film kasetine (mini DVD) gereksinim duyacağınızı hesaplayabilirsiniz. Rahatça hesap yapabileceğiniz durumlarda bu tür teknik sarf malzemelerini, proje/ofis bütçe kalemi altında gösterebilirsiniz. Diğer giderler (Hizmetler, üretim ve organizasyonlar) Bu ana başlık altında sıkça karşılaşılan hizmet satın alma maliyetleri 10.000 Avro’yu aştığında AB tarafından tanımlanmış özel ihale prosedürlerinin izlenmesi gerekir. Buna göre 10.000 – 200.000 Avro arası hizmet alımlarında üç ayrı firmadan fiyat alınması yeterliyken 200.000 Avro üzeri hizmet alımlarında uluslararası davet usulü ihale süreci izlenmesi gerekir. Bu süreçte dört-sekiz arası talip arasında en uygun firma değerlendirme komitesi oluşturularak seçilecektir. İhale sürecinde hangi kuralların geçerli olduğu, eldeki vakanın özelliklerine bağlı olarak “Practical Guide to EC External Aid Contract Procedures” kitapçığı incelenerek kararlaştırılmalıdır. Bu ana başlık altında projenin amaçlarının gerçekleşmesinde doğrudan gerekli olmayan, ancak özellikle bütçe miktarı yükseldikçe AB kurallarının gerektirdiği projeye özel mali denetim ve finansal garantilerle değerlendirme masraşarı da eklenebilir. En azından bir mali denetim 750.000 Avro’yu geçen her hibe için gereklidir. Finansal garanti (banka teminat mektupları) ise sözleşme kapsamında 1 milyon Avro’yu geçen ödemeler için istenmektedir. İdari harcamalar Toplam proje bedelinin en çok yüzde 7’sine eşit olabilir. Bu kalemde daha önceki kalemlerde yer verilmeyen ofis ve koordinasyon masraşarı için bir öngörü yapılabilir ve yüzde 7’yi geçmeyen bir miktarı koyulabilir. Sözleşme ve uygulamayla ilgili diğer konular Geçerli kabul edilen doğrudan giderler AB tarafından karşılanabilecek giderler geçerli giderlerdir. Giderin geçerli kabul edilebilmesi için proje bütçesinin giderler bölümünde gösterilmiş olmalıdır. Geçerli giderler proje süresi içinde gerçekleşecek masraşar olup ancak Uygulama Kuralları tarafından uygun görülen sınırlı durumlarda götürü veya sabit (önceden belirlenmiş) fiyat biçiminde olabilir. Bu miktarlar bir kâra yol açmayacak şekilde istatistik olarak belirlenecektir. Her programda geçerli kabul edilen giderler farklıdır. Örneğin dış yardımlar kapsamındaki programlarda proje çalışanlarına ödenecek maaşlar geçerli kabul edilirken Gençlik Programı kapsamındaki Gençlik Değişimleri’nde bu gider geçerli kabul edilmez ve bütçede yer verilmemesi istenir. Bu nedenle Başvuru Kılavuzu dikkatle okunmalıdır. Programa göre banka garantisi, dış mali denetim, geri ödenmeyecek şekilde harcanan KDV gibi harcamalar geçerli kabul edilebilir. Geçerli kabul edilen dolaylı giderler Dış yardımlar kapsamında projeden yararlanan kurum, AB Komisyonu’ndan işletim giderleri için ayrıca hibe almıyorsa kurum, idari masraşarını proje maliyetlerinin % 7’sini geçmemek kaydıyla talep edebilir. Bu durum birçok topluluk programında geçerli değildir ve Başvuru Kılavuzu’nda ilgili bölüm dikkatle incelenmelidir. Dolaylı masraşar, proje bütçesinin başka kalemlerinde yer alan harcamaları içeriyorsa geçerli kabul edilmez. Geçerli kabul edilmeyen doğrudan harcamalar Aşağıdaki türden harcamalar hiçbir biçimde geçerli kabul edilmeyecektir: • fiüpheli alacaklar veya borçlar için ayrılan karşılıklar, teminatlar, • Faiz borcu • Başka bir fon veya program kapsamında finansman sağlanan harcamalar • Projenin doğrudan uygulanması için gerekli durumlar dışında arazi veya bina alımları; bina veya arazi alımı söz konusu ise, mülkiyet proje süresinin sonunda nihai kullanıcılara devredilmelidir • Kambiyo zararları, • Proje Lideri’nin (veya ortaklarının) ilgili kurumlardan iadesini talep edebileceği katma değer vergisi (KDV) dahil tüm vergiler. Para birim Fon kuruluşuna vereceğiniz mali raporun para birimi, bütçenin hangi para birimine (Dolar, Avro) göre hazırlandığına bağlıdır. Avrupa Birliği projelerinde, mali raporlar Avro cinsinden hazırlanır. Avrupa Birliği projelerinde yapılan harcamalarda Avro kuru olarak, Avrupa Birliği Merkez Bankası’nın harcamanın yapıldığı ay için açıkladığı döviz kuru esas alınır. Yerel para biriminde yapılan harcamalar yukarıda açıklanan değişim oranlarına göre Avro’ya çevrilir; yapılan bütün harcamalar Avro cinsinden raporlanır. Ayni katkılar Proje lideri veya proje ortağı kuruluşlar tarafından sağlanan ayni katkılar çoğunlukla gerçek maliyet olarak geçerli kabul edilmez. Mikro hibe programlarında bu koşulun kaldırıldığı durumlar söz konusu olabilir; ayrıca 1 Mayıs 2007’den itibaren yeni Finansal Kurallar kapsamında özelilkle halihazırda çalışan personelin proje için zaman ayırması durumunda maaşların ayni katkı olarak gösterilebileceği Komisyon tarafından belirtilmektedir. Proje lideri veya proje ortakları tarafından yapılan ayni katkılar, bütçede ayrıca gösterilmelidir. Bu tür katkılar, gerçek bir harcamayı göstermediği için geçerli kabul edilmezler. Ayni katkıların, proje ortaklarının katkı payı olarak değerlendirilip, değerlendirilmeyeceği proje çağrısında açıkça belirtilmiştir. İdari giderlerin hesaplanmasında ayni katkılar proje toplam giderleri içinde yer almaz. Bütçe kalemleri arasında kaydırma ve sözleşmede revizyon Proje teklifiyle sunduğunuz proje bütçesiyle, uygulamadaki gerçeklerin birebir tutmadığını gördüğünüz zaman bütçe kalemleri arasında kaydırma veya revizyon yapabilirsiniz. Dış yardımlar kapsamındaki programlarda aynı kategoride yer alan bütçe kalemleri arasında, söz konusu bütçe kategorisinin yüzde 15’ini geçmemek kaydıyla izin almadan kaydırma yapılabilir. Kategoriler arasında kaydırma yapmak için ise önceden izin alınması gereklidir; aynı kategorideki kaydırmalar için önceden izin alınması gerekmez; ancak raporlama sırasında açıklama yapılması gereklidir. Örneğin projenin 1. yılı boyunca İnsan Kaynakları Bütçesi toplam 54.000 Avro ise azami 8.100 Avro’luk bir tutarı insan kaynakları başlı- ğı altındaki farklı bütçe kalemleri arasında kaydırabilirsiniz. Bütçe kalemleri arasında daha fazla kaydırma yapmadan önce, Avrupa Birliği’nin iznini almak gereklidir. Proje bütçesinde kalemler arasında ciddi bir kaydırma söz konusu ise, resmi bir mektupla projede yapılacak değişiklikler için izin isteyip Addendum/Zeyilname olarak anılan yeni bir ek sözleşme yapılması gereklidir. Proje süresi veya ara raporlama süresi sona ermeden önce Addendum için başvuru yapılmalıdır. Her hal ve koşulda proje bütçesi, proje teklifinde öngörülen tutarın üzerine çıkarılamaz. Bu tür durumlarda kapsamı daraltıcı değişikler için başvuruda bulunmak anlamlı olacaktır. Proje süresinde gecikme varsa, proje metninde önemli bir değişiklik (örneğin sergi için öngörülen kentlerin, kitap içeriklerinin değiştirilmesi gibi) söz konusu ise revizyon için AB’ye resmi başvuruda bulunulmalı ve Addendum talep edilmelidir. Ortaklıklar ve birden fazla uygulayıcısı olan projeler Birden fazla proje ortağı ve proje uygulayıcısının olduğu durumlarda harcamalar, tanıtım ve raporlamayla ilgili kurallar bütün ortaklar için de geçerlidir. Bütün ortakların raporlarını zamanında vermesi gereklidir. Ortakların birinin mali ve teknik raporlarını zamanında göndermemesi durumunda, avans ödemelerinde gecikme yaşanacaktır. Proje Koordinatörü, gelen bütün raporları birleştirerek, tek bir teknik ve mali rapor vermekle yükümlüdür. Birden fazla proje uygulayıcısı olan projelerde, ikinci ödemenin talep edilebilmesi için bütün proje ortaklarının aynı zamanda proje avansının yüzde 70’ini bitirmiş olması gerekmektedir. Birden fazla proje ortağının olduğu durumlarda Avrupa Birliği, Proje Koordinatörü ortak ile sözleşme imzalamakta ve ödemeleri proje koordinatörüne yapmaktadır. Proje Koordinatörü de diğer ortaklarla bir protokol imzaladıktan sonra proje avans ödemelerini yapmaktadır. Proje gelirlerinin kullanımı Proje ürünlerinin satışından elde edilen para, proje geliri olarak kabul edilir ve proje için ödenecek avans tutarından düşülür. Avans ödemelerinden kazanılan faiz geliri, gelir kabul edilir ve bütçede öngörülen harcamalarıkarşılamak için kullanılabilir. Avans ödemesinde yaşanan gecikmelerden dolayı ödenen faiz, bütçe amaçları açısından gelir kabul edilemez. KDV Avrupa Birliği ve Türkiye Cumhuriyeti arasında imzalanan çerçeve anlaşma gereği hiç bir Avrupa Birliği projesinde KDV ödenmemesi gerekmektedir. KDV muafiyeti tanınmış bir programdan hibe alındığında Maliye Bakanlığı Gelirler Genel Müdürlüğü’nden alınacak KDV muafiyeti dokümanlarını doldurarak, AB’nin yaptığı bilgilendirme doğrultusunda hareket etmeniz yeterli olacaktır. Denetim Projenin mali ve teknik dokümanları, proje sona ermiş kabul edildikten sonra yedi sene boyunca denetime tabidir. Proje sahibi, yedi sene boyunca bilgisayar sistemlerine erişim de dahil olmak üzere bütün mali kayıtlarını, AB’nin yetkilendirdiği denetim firmalarına veya müfettişlere açmak zorundadır. Denetim sırasında gösterilmesi zorunlu bulunan dokümanlar aşağıda sıralanmıştır: • Fiyat teklifleri • Sözleşmeler ya da ödeme emirleri • Faturalar, ödeme yapıldığını gösteren belgeler • Stoktan alım yapıldıysa, fiyatı gösteren belgeler, satın alma faturası • Benzin vs ödemelerinde gidilen uzaklık, kullanılan araçların ortalama benzin tüketimi vs. • Personele ödenen maaşların SSK primi, brüt maaş, net maaş, yemek vs. giderleri olarak dökümü • Zaman çizelgeleri • Personelle yapılmış sözleşmeler • Serbest gider makbuzları • Personele ödeme yapıldığına ilişkin ödendi makbuzları • Serbest çalışan personelin (free-lance) vergi ödemelerinin yapıldığına ilişkin vergi beyannameleri Proje bütçesi 100.000 Avro veya daha fazla ise, proje bütçesinde denetim için bir bütçe kaleminin yer alması tavsiye edilir. Proje süresi 18 aydan uzun ise, proje uygulanmaya başladıktan sonra her 12 ayda bir denetim raporu hazırlanmalıdır. Denetim raporunda aşağıdaki bilgiler yer almalıdır: • Harcamaların yasallığı, doğası ve düzenliliğinin kontrolü ve analizi • Avansların kullanımının denetimi • Üçüncü şahısların hesaplarının denetimi • Harcamaların proje bütçesi ile uygunluğu • Projenin gelirinin (avans ödemeleri, kofinansman, avanslardan sağlanan faiz geliri ve diğer proje gelirleri) denetimi • Orijinal dokümanların yeri hakkında ayrıntılı bilgi Projeyi uygulayan kuruluş, proje denetim raporlarını ya da yıllık denetim raporunu sunarak, yukarıda belirtilen yükümlülüğünü yerine getirebilir. Denetimin bağımsız ve AB tarafından onaylanacak kriterlere sahip bir denetim şirketi tarafından yapılmış olması gerekmektedir. Projeyi uygulayan kuruluş, raporlama ve denetimde temel yükümlülüklerini yerine getirmezse, Komisyon sözleşmeyi feshedebilir. AB Sözleşmeleri, denetim firmalarına da ek yükümlülükler getirmektedir. AvrupaBirliği ile sözleşmeler ve başvuru kılavuzları bu açıdan da incelenmelidir. Satın alma ve ihaleler Yukarıda ekipman ve donanım maliyetleri ve diğer giderler başlığı altında geçen ihale süreçleri, kılavuz belgeler ve standart formlara Europaid sayfasında “Practical Guide for Contract Procedures” belgesinin eklerinden erişilebilir. Aşağıda bütün ihaleler için geçerli bazı temel kurallara yer verilmiştir. • İhale sürecinde aynı grup içindeki firmalar, taşeronlar, projenin hazırlanmasında yer alan uzmanlar ihale sürecine dahil olamazlar. • Sözleşme süreci tümüyle şeffaf ve tarafsız olmalıdır. • Ekonomik açıdan en avantajlı öneri kabul edilmelidir. • İhale ve sözleşmelerde standart yazılı dokümanlar kullanılmalıdır. • İhale açmak için AB’nin izni alınmalıdır. İhale onayı verildikten sonra ihale ve sözleşme süreci, kabul edilen standart kurallara göre yürütülmelidir. • Sözleşmenin imza tarihinden önce yapılan harcamalar geçerli kabul edilemez. • İhale ve sözleşme sürecine ilişkin bütün yazılı dokümanlar, teklif başvuruları ve değerlendirme raporları vb. bütün proje belgeleriyle birlikte denetim amacıyla saklanmalıdır. Halkla ilişkiler –tanıtım– fikri mülkiyet hakları Avrupa Birliği, aksini talep etmezse, konferans ve sempozyumlar da dahil olmak üzere bütün proje çıktı larının Avrupa Birliği tarafından finanse edildiği bilgisi, halkla ilişkiler ve tanıtım kampanyalarında duyurulmalıdır. • Internet de dahil olmak üzere bütün medyada ”Bu ürün Avrupa Birliği’nin ….. Fonu’nun finansal desteğiyle üretilmiştir. Burada ifade edilen görüşler ..........Derneği/ Vakfı’nın görüşleri olup, Avrupa Birliği’nin görüşünü yansıttığı biçiminde yorumlanamaz” ibaresini taşımalıdır. Avrupa Birliği’nin logosu proje çıktılarında öngörülen büyüklükte yer almalıdır. • Proje çıktılarının fikri mülkiyet hakkı proje ortaklarına aittir. Ancak Komisyon proje çıktılarını uygun gördüğü biçimde bedava kullanım hakkına sahiptir. Bu kuralların yer aldığı Desteklenen Projelerde Yazılı / Görsel Malzemenin Kullanımı Kılavuzu (Visibility Guidelines) için Europaid’in ilgili sayfasına bakınız: http://ec.europa.eu/comm/europeaid/tender/gestion/index_en.htm Raporlama Proje Proje Döngüsü Yönetimi PDY Project Cycle Management PCM Proje Nedir? Untitled Untitled Proje fikri - Proje? Proje ile proje fikrini birbirinden ayırmak gerekir. Çevremizde, sivil toplum kuruluşlarında çalışanlardan sıkça duyduğumuz “bir projemiz var” ifadesi, genellikle bir proje fikridir. Bir projeden söz edilebilmesi için proje fikrinin geliştirilmesi ve • yaklaşımı, amacı, içeriği, yöntemi • sorumlusu / yürütücüsü, • süresi, • planı, faaliyetleri, • sonuçları, ürünleri, etkileri, • kaynakları, bütçesi, • bitişi ve değerlendirilmesi olan işlerin “çalışmalar” haline getirilmiş olması gerekmektedir. Orta ve uzun vadede başarıyı hedefleyen stratejik planlardır . Herhangi bir planın analiz edilebilen ve değerlendirilebilen en küçük bağımsız birimleridir. Mevcut alternatifler arasından seçilen, en uygun şekilde formüle edilmiş planlamalardır. Belirli bir yerde, belirli bir süre içinde, belirli bir bütçe ile, net olarak tanımlanan amaçların gerçekleştirilmesine yönelik faaliyetler bütünüdür Önceden belirlenmiş spesifik amaçlara belirli bir zaman diliminde optimum bir şekilde ulaşmak üzere kaynakların nasıl ve ne şekilde kullanılacağını gösteren planlamadır. Untitled Belirli bir hedefe ulaşmak amacıyla zamanın ve kaynakların kullanımını planlayan faaliyetler dizisidir. Belirli bir yerde, belirli bir süre içinde, belirli bir bütçe ile, net olarak tanımlanan amaçların gerçekleştirilmesine yönelik faaliyetler bütünüdür Proje, belirli bir yer,zaman ve bütçe çerçevesinde, belirli bir amaca ulaşmayı sağlayacak sonuçları üretmek üzere beşeri ve fiziksel kaynakların bir araya getirildiği planlanmış faaliyetlerin bütünü olarak tanımlanır. Projelerin Özellikleri Bir ihtiyaçtan doğmalı ve bu ihtiyacı karşılamayı hedeflemelidir. Problemler hedeflere, hedefler faaliyetlere dönüştürülür. İlgili tarafları net bir şekilde belirlenmiş olmalıdır. Projenin içinde bulunduğu çevre Projede görev alanlar Finansman kuruluşları Ürünün/ hizmetin sunulduğu kitle Kamu otoritesi Proje mekanı belli olmalıdır. Belirli bir zaman diliminde gerçekleşmelidir. Hedeflere ulaşmak için yapılması gerekli her faaliyet ve bu faaliyetlerin hangi sırayla gerçekleştirileceğinin ayrıntıları belirlenmiş olmalıdır. Belirli kaynakları tüketmeli ve sonucunda belirli çıktıları sağlamalıdır. Unsurları anlamında tek ve özgün olmalıdır. Sürdürülebilirliğin nasıl sağlanacağı açıklanmış olmalıdır. Varsayımları net ve kabul edilebilir olmalıdır. Sürdürülebilirlik: Projenin kendi ayakları üzerinde durabilmesidir. Proje tamamlandıktan sonra proje hedeflerinin kendi yarattığı fonlarla varlığını sürdürmeleridir. Bunu sağlamak için projelerde; * Ulusal hedeflere paralellik sağlanmalı, * Hedefler projenin uygulanması aşamasında kaybedilmemeli, * Projenin uygulanmasındaki her aşamada denetim, raporlama ve arşivlemeye önem verilmeli; * Projenin tarafları iyi analiz edilmeli, bilgilendirilmeli ve sahiplenme sağlanmalıdır. Proje Döngüsü Untitled Proje döngüsü, proje fikrinin ortaya çıkışından bu fikrin kâğıda dökülmesi, geliştirilmesi, proje için fon başvurularının yapılması, projenin yürütülmesi, bitmesi ve değerlendirilmesi, ardından yeni proje fikirlerinin türetilmesine kadar giden süreçlerin tamamıdır. 1. Proje fikrinin oluşumu •Proje fikri bir ihtiyaçtan doğar, zihinsel değerlendirmelerle gelişir. Proje fikrinin oluşumunu tetikleyen birçok faktör olabilir. Bunlar;           karşılaşılan sorunlar, gözlemler, yönlendirmeler, teşvikler, talimatlar veya finansal desteğinin varlığı gibi faktörlerdir.   2.Proje Formülasyonu        İnceleme   •Proje için gerekenverileri derleme, analiz etme ve değerlendirme işlemidir. •Bu aşamada Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı analiz metodu kullanılarak        mevcut durum, paydaş analizi, sorun analizi, hedef analizi, strateji analizi yapılır  ve  projenin amaçları belirlenir.   Planlama İnceleme aşaması sonunda belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesi için öngörülen, 5N3K sorularının cevaplandırılması ve düzenli bir biçimde kaydedilmesi ile bir proje belgesinin oluşturulmasıdır. (Belirli bir amacı gerçekleştirebilmek için "Ne, Nerede, Ne zaman, Niçin, Nasıl, (5N) Kim için, Kim tarafından ve Kaç paraya (3K) yapılacaktır? “       Planlamada AB kalite kriterleri      Planlama Genel Kriterleri AB Projeleri Değerlendirme Formlarında aşağıdaki başlıklar altında yer almıştır:    1.Kurumsal kapasite 2.Tematik ilgililik                    3.Metodolojik yaklaşım                  4.Bütçe ve maliyet etkinliği                 5.Sürdürülebilirlik     Sürdürülebilirlik yukarıdaki kriterlere ek olarak Teknolojik Uygunluk, Sosyal, Kültürel ve Çevresel Duyarlılık,  Politik Destek ve Sahiplenme gibi kriterlere de bağlı olan ve tüm yapıyı ayakta tutan bir kilit taşı niteliğindedir. Sürdürülebilirlik, proje süresi sona erdikten sonra, yerel dinamikler vasıtası ile proje faaliyetlerinin ve yararlarının devam edebilmesidir. Bir projenin yalnızca sürdürülebilirlik kriterini karşılaması o projenin başarılı olduğu anlamına gelir. Çünkü sürdürülebilir  bir proje, diğer tüm kriterleri karşılıyor demektir. 3. Ön Değerlendirme Formülasyonu tamamlanmış olan proje teklifinin ilgili kuruluşlar tarafından değerlendirildiği aşamadır. 4. Finansman •Hazırlanan projeler için varlığı önceden bilinen kaynakların tahsisi için yapılan bir işlemdir. •Kalite kriterlerine uygun olarak hazırlanmış projeler için finansman temini ihtimali çok yüksektir. • 5. Uygulama •Tasarlanan 5N 3K öğelerinin hayata geçirilmesidir. Hedef kitlenin, yalnızca planlama aşamasında değil fakat aynı zamanda uygulama aşamasında da söz sahibi olması, aktif rol alması ve katkı sağlaması gerekir. - * 6. Değerlendirme -Her düzeyde amaçların ne ölçüde gerçekleştirilebildiğini anlamak,Projenin güçlü ve zayıf yönlerini belirlemek ve -Gelecekteki çalışmalara ışık tutmak için amaçlarla sonuçların karşılaştırılması ile yapılan bir işlemdir.Ara değerlendirmeler ara amaçları, son değerlendirme proje amaçlarını, etki değerlendirmesi genel amacı değerlendirir. Proje Döngüsü Yönetimi Proje döngüsü yönetimi bu süreçlerde tüm kaynakların en etkin şekilde kullanılması için izlenen yönetim sistemidir. Proje döngüsü yönetimi projenin yürütülmesi süreci değildir, projeyi ilgilendiren tüm aşamaların bir bütünüdür. Proje döngüsü yönetimi nedir? Bir proje fikrimiz var. Bundan sonra ne yapacağız? Fikir bir proje değildir. Projenin oluşturulma süreci kadar sürdürülme ve bitirilme süreci de çok önemli ve eksiksiz planlanması gereken aşamalardır. Proje döngüsü yönetimi, tüm bu süreçleri kavramsallaştırmaya çalışmaktadır. Proje döngüsü yönetiminin tüm aşamalarında unutulmaması gereken nokta, proje sonuçlarından fayda sağlayacak grupların ihtiyaçlarına cevap vermektir. Proje döngüsü yönetiminde mevcut durum analizi ve mantıksal çerçeve metodu proje tasarlanırken uygulanması tavsiye edilen yöntemlerdir. Proje ile hedeflenen, projede hangi hizmetlerin sağlanacağı değil, bu hizmetlerden hedef grupların nasıl faydalanacağıdır. Proje döngüsü yönetiminin başarısı, projeyi en iyi şekilde tanımlayan, proje ile ilgili tüm detayların aktarıldığı standart bir proje formatı olmasına bağlıdır Proje döngüsünün her aşamasında projenin amaçları, hedefleri gözden geçirilebilmeli ve bir sonraki aşamada uygulanabilir olmalıdır. Bu uygulama, proje kavramını ve içeriğini daha belirgin ve kolay anlaşılır bir hale getirir ve projenin daha iyi izlenmesi ve değerlendirilmesini sağlar. Proje döngüsü yönetiminin faydalı bir diğer yönü de, etkin ve başarılı projeler gerçekleştirebilmek için geçmiş tecrübelerden iyi dersler çıkarabilmeyi sağlayacak uygun ortamı sunmasıdır. Proje döngüsü yönetiminin prensipleri •Durum tespiti, sorun analiz ve çözüm üretme aşamasının tasarıma dahil edilmesi; • Hedef grupların gerçek problemlerini yansıtması; • Talebe yönelik çözüm üretimi; • Proje amacının faydalarının belirgin, uygulanabilir ve gerçekçi olması; • Faydanın kadın ve erkekler arasında dengeli dağılımı; • Yaratılan faydanın sürekliliğe odaklanmış olması; • Tüm paydaşların katılımının sağlanması; • Sonuçların ve faaliyetlerin amaca uygunluğu; • Amaç ve sonuçlarla ilgili izleme ve değerlendirme kriterlerinin net olması, doğrulanabilir etki yaratması, sonucun kontrol edilebilmesi; • Faaliyetlerin uygulanmasının önündeki kısıtların ve risklerin öngörülmesi; • Faaliyetlerin gerçekleşmesi için gerekli kaynakların öngörülmesi; • Standart ve kaliteli anahtar proje dokümanlarının ve raporların üretilmesi (izleme, değerlendirme, finansal raporlar vb...); • Mantıksal çerçeve yaklaşımının uygulanması proje döngüsü yönetiminin ana prensipleri olarak sayılabilir. PAYDAŞ ANALİZİ Paydaş Analizi Nedir? Mevcut sorundan veya olası projeden etkilenebilecek *** tüm paydaş grupların, *** bu grupların sorun/proje ile ilişkilerinin, *** güçlerinin ve etkilerinin, *** katılım stratejilerinin belirlenmesidir. Paydaşların Katılımı Neye Yarar? Bilgiye dayalı karar almaya yarar Projenin daha ilk aşamalarında bir görüş birliği oluşturulmasını sağlar Farklı paydaşların projeyi izleyebilmesi bakımından şeffaflık sağlar Paydaş Analizi Sonuçları Proje Tasarlarken Nasıl Kullanılır? Sorunları analiz ederken Hedefleri belirlerken Stratejiyi seçerken Paydaş Analizi Sonuçları Proje Yazarken Nasıl Kullanılır? Proje Özeti veya Ön Teklifi: Ortakların, hedef grupların ve nihai faydalanıcıların belirlenmesi Paydaş analizinin özeti, liste veya tablo (anahtar paydaşlar ve ilgileri) Projeye dahil edilecek aktörler ve bu aktörler arası ilişkilerin aktarılması Proje Dokümanı: Gerekçelendirme: Hedef grubun seçilme nedenleri, bu grubun ihtiyaçlarının ve sorunlarının tanımlanması. Proje ile ihtiyaçlara nasıl cevap verilecek Proje Yöntemi: Çeşitli aktörlerin projedeki rollerinin ve projeye katılımlarının tanımlanması ve bu rollerin onlara veriliş nedeni Beklenen Sonuçlar: Hedef gruplar /faydalanıcılar üzerine etkisi; genel durum, teknik ve yönetim kapasitesi Mantıksal Çerçeve Faaliyetler Riskler ve varsayımlar Paydaşlar ve Ortaklar Paydaşlar: Projeden doğrudan veya dolaylı, olumlu veya olumsuz etkilenen, ve/veya projeyi etkileyen bireyler, kurumlar veya gruplardır. (örneğin; Hükümet kurumları, STK’lar, özel sektör…) Farklı Paydaş Türleri Yararlanıcılar (Beneficiaries) : a) Hedef kitle (Target Group) : Proje faaliyetlerinden doğrudan ve olumlu etkilenecek kişi ve kurumlar (örn: eğitim katılımcıları) b) Nihai yararlanıcı (Final Beneficiaries) : uzun vadede ve dolaylı olarak toplumsal ya da sektörel ölçekte olumlu etkilenecekler (örn:tarımsal üretimin gelişmesi à tüketiciler) Proje ortakları (Project Partners): Projeyi uygulayan taraflar (hedef kitle grubundan da olabilir) Untitled Paydaş Analizi için 4 Adım: 1-Paydaşların belirlenmesi 2-Paydaşların ilgilerinin ve çıkarlarının tespit edilmesi 3-Paydaşların güçlerinin ve etkilerinin saptanması 4-Paydaş katılımı stratejisinin oluşturulması 1. Adım: Paydaşların Belirlenmesi * Sorundan kimler olumsuz etkileniyor? * Kimler çıkar sağlıyor? * Projeye destek verenler ve karşı çıkanlar belirlendi mi? * Savunmasız ve hassas gruplar saptandı mı? * Kimler direk hangileri dolaylı olarak etkileniyor? * Tüm paydaşların özellikleri nasıl? ... v.s. Untitled 2. Adım: Paydaşların İlgilerinin ve Çıkarlarının Tespit Edilmesi *Paydaşların her birinin projeden beklentileri nelerdir? *Paydaşların projeden sağlayabilecekleri muhtemel yararlar nelerdir? *Hangi paydaşların çıkarları, projenin hedefleri ile çelişmektedir? *Paydaşların her biri projeye ne gibi mali katkı sağlayabilecek durumdalar? Bunu sağlamaya istekliler mi? ...v.s. Untitled 3. adım: Paydaşların Güçlerinin ve Etkilerinin Saptanması Muhtelif paydaşların birbirleri arasındaki ilişkiler nelerdir? Kimin kimin üstünde gücü vardır? Kim kime bağımlıdır? Hangi paydaşlar örgütlenmiştir? Bu örgütlenme nasıl etkilenebilir veya bu örgütlenmenin üzerine nasıl inşa edilebilir? Kaynakları kim kontrol etmektedir? Bilgi kimin kontrolündedir? Yasal sorumluluk kimdedir?... v.s. Untitled 4. adım: Paydaşlara Karşı Olası Eylemler (Katılımı Stratejisinin Oluşturulması) * Paydaşların, ilgilerini, çıkarlarını, etkilerini ve güçlerini dikkate almalıdır. * Hangi düzeyde ne zaman sürece katılmaları gerektiğini belirlemelidir. * Gerektiği takdirde proje faaliyeti olabilir Untitled Subtopic SORUN ANALİZİ Untitled Nedir? Mevcut durumun arzu edilmeyen yönlerinin, neden-sonuç ilişkisi içinde ortaya konulabilmesini sağlayan yapısal bir incelemedir. Nasıl? Katılımcı bir yaklaşımla sorunun belirlenmesi Sorunun kaynaklarının belirlenmesi Neden-sonuç ilişkilerinin ortaya konması: Sorun ağacı ya da sorunlar hiyerarşisi. Sorun Analizi - Aşamalar 1-Paydaşlar için öncelikli sorunları beyin fırtınası yöntemi ile tartışın. 2-Tartışma sonucu belirlenen sorunlardan birini başlangıç sorunu olarak ele alın. 3-Başlangıç sorunu ile ilgili diğer sorunları araştırın. 4-Neden-sonuç hiyerarşisini oluşturun. 5-Buna neden olan ne? sorusu ile tüm sorunları hiyerarşik sırayla düzenleyin. 6-Oklar aracılığıyla sorunları birbirlerine bağlayın ve ilişkileri net bir şekilde gösterin. 7-Diyagramı gözden geçirin: eksik sorunlar var mı? Varsa ekleyin. 8-Diyagramı çoğaltarak paydaşlara dağıtın. Untitled Untitled Subtopic HEDEF ANALİZİ Hedef Analizi Nedir ? Sorun ağacında belirlenen sorunların çözümlenmesi durumunda gelecekteki durumun tanımlanması, Hedefler arasındaki hiyerarşinin doğrulanması, Ara araçlarla sonuçlar arasındaki ilişkinin şematik olarak gösterilmesidir. Hedef Analizinin Aşamaları 1-Sorun analizinde ortaya konan “olumsuz durumları”, “arzu edilen olumlu durumlar” şeklinde ifade edin. Bu olumlu durumların, aynı zamanda gerçekçi olmasına dikkat edin. 2. Neden-sonuç ilişkilerini, araçlar-sonuçlar/hedefler ilişkilerine dönüştürün. Bu ilişkiler hiyerarşisinin geçerliliğini ve bütünlüğünü kontrol edin. 3. Gerekirse: * İfadeleri revize edin. * Bir üst düzeydeki amaca ulaşmak için gereken hedefler eksikse araya ekleyin. * Gereksiz hedefleri şemadan çıkarın. Untitled Olumsuz durumların gelecekte olması arzu edilen ancak gerçekçi olan durumlara çevrilmesi Untitled Untitled STRATEJİ ANALİZİ Strateji Analizi Neler Yapılacak? Hedefleri analiz etmek Müdahelenin fizibilitesini yapmak Uygun stratejiyi seçmek Seçilen Strateji MÇM’nin MÜDAHELE MANTIĞI sütununda kullanılır. Strateji Kriterleri Anahtar politika hedeflerine olası katkıyı göz önüne alma; örneğin; Fakirliğin azaltılması, bölgesel kalkınma Hedef grup(lara) olası katkı Diğer olası paralel proje veya programlara ilişkin bütünleyici olup olmadığı Sermaye ve işletme maliyetleri Finansal ve ekonomik maliyet-kar analizi Teknik fizibilite Çevreye etkisi Aciliyeti Untitled Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı Farklı seviyelerdeki hedefler arasındaki nedensel ilişkiyi kuran, hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığının kontrol edildiği ve proje kontrolü dışında kalan ve başarıyı etkileyecek risklerin dikkate alındığı proje analiz, planlama ve uygulama aracıdır. Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı Adımları 1-Paydaş (İlgili Taraflar) Analizi 2-Sorun Analizi 3-Hedef Analizi 4-Strateji Analizi 5-Mantıksal Çerçeve Matrisinin Hazırlanması 6-Faaliyet Planının Hazırlanması 7-Bütçenin Hazırlanması Mantıksal Çerçeve Matrisi Analizden Planlamaya Untitled Subtopic Mantıksal Çerçeve Tablosu/Matrisi (MÇM) dört kolon ve dört sıradan oluşan, proje planının temel öğelerini özetleyen bir tablodur. Kaynak gereklilikleri (girdi) ve maliyetlerin (bütçe) belirlenmesinde temel oluşturur. Temel Öğeler: Projenin hedefler hiyerarşisi (Proje Tanımı veya Müdahale Mantığı) Projenin başarısına etki edebilecek temel dışsal etmenler (Varsayımlar) Projenin başarımlarının nasıl izleneceği ve değerlendirileceği (Göstergeler ve Doğrulama Kaynakları) Projenin en önemli yönleri, 16 kutulu bir matris içerisinde özetlenir : Projenin uzun dönemde katkısının ne olacağı (Genel Hedef) Projenin neden gerçekleştirildiği (Proje Amaçları) Projenin neyi başarmasının beklendiği (Göstergeler) Projenin bunu nasıl başaracağı (Faaliyetler ve Araçlar) Proje için önemli faktörler (Varsayımlar) Proje göstergelerinin kaynakları (Doğrulama Kaynakları) Projenin maliyetinin ne olacağı (Maliyetler) Projenin başlayabilmesi için gerekli koşullar (Ön koşullar) Genel Hedef Projenin katkıda bulunacağı genel kapsamlı hedefler nelerdir? Birden fazla projenin etkisi ile uzun dönemde sağlanan iyileşme Ulusal Hedeflere Ulaşma Projenin çözümlenmesine yardımcı olacağı, katkıda bulunacağı büyük sorunu tanımlar. Projenin neden ÖNEMLİ olduğunu açıklar. Bu hedefler grubun vizyonunu da yansıtır. Genel hedefler ideal durumu tanımlar, bir projeyle ulaşılması beklenmez, uzun erimlidir. Projenin Amacı Projenin genel hedef(ler)e katkısı olması için, hangi proje amacı başarması istenmektedir? Projenin doğrudan hedeflediği yararlar Sağlanan hizmetler sonrası ortaya çıkardığı iyileşme (etki) • Kim yapacak? • Kim yararlanacak? • Ne tür bir toplumsal dönüşüm yaratacak? sorularına cevap arar. Projenin amacına erişmesi, genel hedeflere bir adım daha yaklaşmasını sağlamalıdır. Strateji ve paydaş analizinden sonra artık, projenin, çözümüne katkıda bulunmaya çalışacağı genel hedefle gerçekleştirmeye çalışacağı amacın netleştirilmesi için gerekli altyapı elinizde bulunmaktadır. Özellikle strateji analizi, projenin genel hedefi, amacı ve hatta beklenen sonuçlarını belirlemede yardımcı olacaktır. • S -Specific-Özgün-Belirli-Özel: Amaç özel, belirli veya somut olmalıdır. • M -Measurable-Ölçülebilir: Nitelik veya nicelik içermelidir. • A -Achievable-Ulaşılabilir-Gerçekleştirilebilir: Kabul edilebilir bir maliyete gerçekleştirilebilmelidir. • R -Relevant-Gerçekçi-Uygun: Proje, yöneticilerinin yönetebilecekleri uygunlukta olmalıdır. • T- Timely- Süreli: Amaca, sonuca ne zaman ulaşmamız gerektiğini belirtmelidir. Proje amacını cümle haline getirin (en çok 25 kelime): .............. tarafından .................... hedef kitlesi için, ............................dönüşümünü gerçekleştirmek. Sonuçlar/Çıktılar Faaliyetlerin uygulanması sonucunda elde edilen hizmetler ve ürünler Sonuçlar, Proje Amacı’nın başarılması için gerekli ve öngörülen proje çıktılarıdır (output). Projenin Beklenen Sonuçları nelerdir? (maddeleyiniz) Sonuç ve çıktı iki farklı kavram olarak kullanılır. Çıktılar faaliyetler sonucu ortaya çıkması beklenen ve somut olarak ifade edilebilecek olan ürünler ve hizmetlerdir (eğitim, rapor, seminer, yayın, sığınma evi, danışmanlık hizmeti gibi). Sonuçlar ise, esas olarak çıktılardan elde edilecek olan anlayış değişikliği, bilinç artışı, duyarlılık gelişmesi gibi etkilerdir (çevre duyarlılığında gelişme, bilinç yükselmesi, katılımda artış, merkezi ya da yerel yönetimlerin önceliğinde, bütçelerinde, kanunlarında bir değişme gibi). Faaliyetler ve Araçlar Sonuçları ve çıktıları elde etmek üzere planlanan faaliyetler Beklenen Sonuçlar’ın elde edilebilmesi için uygulanacak faaliyet bileşenleri nelerdir ve hangi sırada uygulanacaktır? (faaliyetleri beklenen sonuçlara göre sıralayınız) Ana faaliyetlerin kararlaştırılması, ana faaliyetlerin ayrıntılandırılarak alt faaliyetlerin saptanması, ana faaliyetleri gerçekleştirmek ve kolayca yönetebilmek için gerekli alt adımların bulunması Alt faaliyetlerin ayrıntılandırılması, projeyi planlayan ekibin projenin süresini, kaynaklarını ve bütçesini etkileyecek tüm alt faaliyetleri görebilmelerine yetecek kadar ayrıntıya inilmesine kadar sürdürülmelidir Faaliyet planlamasının ana adımları 1. Ana faaliyetlerin oluşturulması 2. Alt faaliyetlerin oluşturulması 3. Faaliyetlerin sıralandırılması 4. Faaliyetlerin başlama ve bitiş sürelerinin saptanması 5. Toplam sürenin ve kritik faaliyetlerin belirlenmesi 6. Faaliyet sorumlularının saptanması Göstergeler GH***Genel Hedeflerle ilgili kilit göstergeler hangileridir? Projenin ana amaca yönelik katkı yaptığını nasıl bilebilirim ve gösterebilirim? Bölgesel ve ulusal düzeyde sektörel gelişme göstergeleri Göstergelere Miktar (sayılar, oranlar, yüzdeler) Kalite (performans) Zaman (tarihler) eklemeyi unutmayınız. ........................................................................................................................................................ PA*** Proje amacının başarıldığı hangi göstergelerden anlaşılacaktır? Proje amacının yerine getirildiğini nasıl bilebilirim ve gösterebilirim? Topluluk hayatında meydana gelen yapısal değişiklik ........................................................................................................................................................ SÇ*** Projenin Beklenen Sonuçları vermek bakımından başarılı olup olmadığı ve/veya ne kadar başarılı olduğu hangi göstergelerle ölçülecektir? Planlanan sonuçların elde edildiği nasıl bilebilirim ve gösterebilirim? Projenin sağladığı hizmetlerin niteliği, niceliği, zaman aralığı Doğrulama Kaynakları GH*** Bu göstergeler için gerekli bilgi kaynakları nelerdir? Bilgi kaynakları (kim, nasıl, ne zaman?) Ulusal ve bölgesel ülke raporları M.Çerçeve göstergelerin nasıl toplanacağını açıklamalı: Hangi metotlar? Kim(den)?Ne zaman/hangi sıklıkta? - Gerekli bilgi nasıl toplanacak? Bilgiyi toplamanın yöntemi ne olacak?(Araştırmalar, idari kayıtlar, ulusal/uluslararası istatistikler, çalışma atölyeleri ya da odak grup toplantıları tutanakları/sonuçları, gözlemler, vs.) - Bilgiyi kim toplamalı?(Bağımsız bir ekip veya kişi, proje çalışanlaırı, bunların bileşimi) - Bilgi ne zaman veya hangi sıklıkta toplanmalı? (Aylık, yıllık, proje süresince, sonunda vb.) - Hangi kaynaklar daha uygun olur? Kimlerle görüşülmeli? Bilginin alındığı yer (kişi ya da kurum) güvenilir mi? - Toplanan bilgiler hangi biçimde kaydedilmeli? ........................................................................................................................................................ PA*** Mevcut veya derlenebilir bilgi kaynakları hangileridir? Bu bilgiyi temin için gerekli yöntemler nelerdir? Bilgi kaynakları (kim, nasıl, ne zaman?) Yerel ve Bölgesel istatistikler. Yerel ortak. Doğrudan veri toplama Doğrulama kaynağı örnekleri • Proje öncesinde, sırasında ve sonrasında yapılan anketler, • İstatistik Enstitüsü gibi, ilgilendiğiniz alanla ilgili istatistiki veri alabileceğiniz kurumların rapor ve araştırmaları, • İlgili bakanlıkların ve yerel yönetimlerin rapor, istatistik ve araştırmaları, • Toplantı katılım listeleri ve toplantı tutanakları, • Kurs-seminer gibi etkinlikleri tamamlayanların sayılarını gösteren belgeler, sertifikalar, • Basında faaliyetlerinize verilen yer, gazete haberleri, • Proje izleme ve değerlendirme raporları, • Dış değerlendirme uzmanı raporları, • Derinlemesine görüşmeler ve odak grup toplantıları, • Katılımcı değerlendirme toplantıları. ........................................................................................................................................................ SÇ*** Bu göstergeler için gerekli bilgi kaynakları nelerdir? Doğrudan ve yerel kurumsal kaynaklardan veri toplama Varsayımlar PA *** Söz konusu amacın başarılması için Faydalananın sorumluluğu dışında olan hangi faktör ve koşulların sağlanması gereklidir? (harici koşullar) Hangi riskler hesaba katılmalıdır? Eğer proje amacına ulaşılırsa projenin ana amacının gerçekleşmesi için hangi varsayımlar göz önünde bulundurulmalıdır? Proje amacının genel hedefe katkıda bulunmasını sağlayacak yeterli dışsal koşulların varlığı ..................................................................................................................................................................................... SÇ.*** Beklenen Sonuçların zamanında elde edilmesi için, hangi harici koşullar sağlanmalıdır? Eğer sonuçlara erişilirse projenin amacının gerçekleşmesi için hangi varsayımlar göz önünde bulundurulmalıdır? Hizmetlerin yararlanıcılar tarafından tam ve sürekli olarak kullanımı için gerekli olan dışsal koşullar .................................................................................................................................................................................... FA *** Planlanan faaliyet bileşenlerinin uygulanabilmesi için, Faydalananın doğrudan kontrolu dışında hangi koşulların sağlanması gereklidir? Projenin başlamasından önce hangi ön-koşulların sağlanması gerekmektedir? Eğer faaliyetler uygulanırsa sonuçlara ulaşmak için hangi varsayımlar göz önünde bulundurulmalıdır? Etkinliklerin tamamlanması ve planlanan sonuçların elde edilmesi için gerekli varsayımlar. Araçlar Kaynaklar Araçlar: Proje bileşenlerinin, faaliyetlerin uygulanması için gerekli araçlar nelerdir? örneğin, personel, ekipman, eğitim, etüd, malzeme, tesis vb. Kaynaklar: personel, teçhizat, arazi, altyapı, mali kaynaklar Maliyetler Projedeki ilerleme hakkındaki bilgi kaynakları hangileridir? Maliyetler Projenin maliyetleri nelerdir? BÜTÇE Ön Koşullar Faaliyetlerin başlatılabilmesi için gereken dışsal koşul Planlanan faaliyet bileşenlerinin uygulanabilmesi için, Faydalananın doğrudan kontrolü dışında hangi koşulların sağlanması gereklidir? Projenin başlamasından önce hangi önkoşulların sağlanması gerekmektedir? Untitled Untitled Untitled Untitled Untitled Mantıksal Çerçeve Matrisinde Hiyerarşi Aşağıdan yukarıya: Eğer yeterli kaynaklar sağlanırsa, faaliyetler gerçekleştirilir. Eğer faaliyetler gerçekleştirilirse, sonuçlar elde edilir. Eğer sonuçlar elde edilirse, proje amacına ulaşılır. Eğer proje amacına ulaşılırsa, genel hedefe katkı yapılır. Yukarıdan aşağıya: Eğer genel hedefe katkı yapmak istiyorsak, proje amacına ulaşmalıyız. Eğer proje amacına ulaşmak istiyorsak, planlanan sonuçları elde etmeliyiz. Eğer sonuçları elde etmek istiyorsak, planlanan faaliyetleri gerçekleştirmeliyiz. Eğer faaliyetleri gerçekleştirmek istiyorsak, yeterli kaynakları sağlamalıyız ÖRNEK MÇT1 Untitled Untitled ÖRNEK MÇT2 Untitled Untitled Untitled Untitled Faaliyet Planı Faaliyet nedir? Projenin amacına ulaşması ve istenilen dönüşümün sağlanması için, gerekli olan sonuçlara ulaşmak üzere yapılması gereken biitün işlerdir. Her faaliyet somut bir işi tanımlar. Bu işlemler birer çıktı (sonuç, etki, ürün; hizmet) yaratır. Bu çıktılar aracılığıyla faaliyetler istenilen dönüşümü sağlamayı planlar. Bir projenin süresi ve bütçesini oluşturmak için gerekli ön adımdır. Faaliyetler projenin amacı değildir. Amaca ulaşmakta gerekli etkiyi yaratmak için uygun araçlardır. Projelerde tüm dikkatin faaliyetlere yoğunlaşıp amacın ihmal edilmesi, en çok karşılaşılan hatalardandır. Eğer faaliyetler iyi planlanır ve uygulanırsa beklenen etkiler yaratılabilecek, bunlar da amaca ulaşılmasına katkıda bulunacaktır. Faaliyet planlaması nedir? Projenin amacında belirlenmiş dönüşümü sağlamak üzere yapılması gereken işlerin (faaliyetlerin) planlanmasıdır. Faali­yet planlaması, projenin sürdürülmesinde gerekli olacak insan, teknik ve diğer kaynakların ayrıntılı olarak şekillenmesi ve buna bağlı olarak proje bütçesinin billurlaşmasına yardımcı olacaktır. İş döküm ağacı nedir? Projede öngörülen dönüşümü sağlamak için yapılacak ana faaliyetlerin kararlaştırılması, ana faaliyetlerin ayrıntılandırıla-rak alt faaliyetlerin saptanması, ana faaliyetleri gerçekleştirmek ve kolayca yönetebilmek için gerekli alt adımların bulun-ması ve bunların bir ağacın köklerinin yayılmasına benzetilerek gösterimidir. Tablo- İş Döküm Ağacı İş döküm ağacı oluşturmak için uygulanacak yöntem, her faaliyeti alt faaliyetlere bölmek ve sonra her alt faaliyeti de parçalara ayırmaktır. Alt faaliyetlerin ne kadar ayrıntılandırılacağı en önemli karar noktasıdır. Alt faaliyetlerde çok ayrıntıya inmek ya da yeterince ayrıntılandırmamak, projenin süresi, ihtiyaç duyulacak olan kaynakları ve bütçesi konusunda doğru olmayan sonuçlar doğurabilir. Alt faaliyetlerin ayrıntılandırılması, projeyi planlayan ekibin projenin süresini, kaynaklarını ve bütçesini etkileyecek tüm alt faaliyetleri görebilmelerine yetecek kadar ayrıntıya inilmesine kadar sürdürülmelidir. Untitled İş döküm ağacı oluşturmak için uygulanacak yöntem: her faaliyeti alt faaliyetlere bölmek ve sonra her alt faaliyeti de parçalara ayırmaktır. Alt faaliyetlerin ne kadar ayrıntılandırılacağı en önemli karar noktasıdır. Alt faaliyetlerde çok ayrıntıya inmek ya da yeterince ayrıntılandırmamak, projenin süresi, ihtiyaç duyulacak olan kaynakları ve bütçesi konusunda doğ-ru olmayan sonuçlar doğurabilir. Alt faaliyetlerin ayrıntılandırılması, projeyi planlayan ekibin projenin süresini, kaynaklarını ve bütçesini etkileyecek turn alt faaliyetleri görebilmelerine yetecek kadar ayrıntıya inilmesine kadar sürdürülmelidir. Faaliyet-zaman planlaması nedir? Tasarlanmış faaliyetlerin tamamlanma sürelerini, diğer ana ya da alt faaliyetlerle olan ilişkilerini, hangi faaliyettten önce; bir arada ya da sonra yapılması gerektiğini ve kimin tarafından yapılacağını görmek üzere yapılan planlamaya denir. Gantt şeması nedir? Gantt şeması, iş döküm ağacında her kutuda yatay olarak bulunan alt ve ana faaliyetleri dikey olarak listeler ve her fa-aliyetin ne kadar süreceğini tanımlar. Bu nedenle Gantt şemasında dikey eksende faaliyetler, yatay eksende zaman gös-tergeleri bulunur Untitled Kritik faaliyet nedir? Kritik faaliyetler projenin dönüm noktalarıdır; proje süresinin belirli bir noktasinda mutlaka tamamlanmasi gereken anahtar faaliyetlerdir. Örneğin İstanbul’un yoksul kesimlerinde yaşayan ilköğretim öğrencilerinin dünya kültür mirasıyla tanıştırılması amacına yönelik bir projeyi ele alalım; bu projenin ana faaliyetlerinden biri olan; öğrencilerin Istanbul Arkeoloji Müzeleri’ne götürülmesi, en geç haziran ayında karneler dağıtılmadan bitirilmesi gereken kritik bir faaliyet olarak tanımlanabilir. Bir başka örnek olarak, aile içi şiddete maruz kalan kadınlar için bir sığınma evi açılması, bu evde aynı zamanda hukuki danışmanlık ve meslek edindirme kurslarının düzenlenmesi gibi faaliyetleri ele alalım; kadın sığınma evi açılmadan diğer faaliyetlere başlanması mümkün olamayacağı için, sığınma evinin kurulması kritik bir faaliyet olarak düşünülebilir. Halbuki sığınma evi kurulduktan sonra diğer faaliyetlerden biri olan hukuki danışmanlık verilmesinin gecikmesi, mesleki eğitim kurslarının açılmasını engellemez. Ayrıca hukuki danışmanlık ve mesleki eğitimin verilmesi aynı anda farklı sorumlular tarafından da yapılabileceği için, bu alt faaliyetlerden birinde ortaya çıkacak bir gecikme, projenin toplam süresini etkilemeyebilir. Ama danışma merkezinin kurulmasının gecikmesi, projenin toplam süresini uzatacaktır. Bu özellikleri nedeniyle kadın sığınma evinin kurulması, kritik faaliyettir. Faaliyet planlamasının yöntemi Projenin sürdürülmesinde görev alacak STK temsilcilerinin, daha önce tartıştıkları ve kararlaştırdıkları proje amacına ulaşmak için ne tür faaliyetler yapılacağının tartışılacağı bir grup faaliyeti olarak gerçekleştirilmelidir. Planlama aşaması-nın tümü 6-7 kişilik bir planlama grubu tarafından yapılmalıdır. Faaliyet planlamasının ana adımları Ana faaliyetlerin oluşturulması Alt faaliyetlerin oluşturulması Faaliyetlerin sıralandırılması Faaliyetlerin başlama ve bitiş sürelerinin saptanması Toplam sürenin ve kritik faaliyetlerin belirlenmesi Faaliyet sorumlularının saptanması Adım adım faaliyet planlaması Çalışma grubu ve gerekli malzemeler: Planlama grubu daha önce yapılmış olan sorun analizi ve paydaş analizini incelemiş ve proje amaci konusunda yeterli bir sonuca varmış olmalıdır. Faaliyetlerin tartışılmasına bu aşamadan sonra geçilebilir. Çalışma en çok 5-7 kişilik bir planlama grubu tarafından gerçekleştirilebilir. Kaliteli bir faaliyet planlaması için; yapılacak faaliyetlerle ve bunların süreleriyle ilgili gerçekçi saptamalar yapabilecek teknik bilgiye veya deneyime sahip olan kişile-rin grupta yer alması önemlidir. Düşünülen faaliyetlerin yazılacağı en az 40 - 50 adet kart; yapışkan bant ya da post-it; bunların yapıştırılacağı gazete ka-ğıdı büyüklüğünde 2-3 adet beyaz kağıt ve büyük bir masanın ve büyük kağıtların asılabileceği bir duvarın bulunduğu bir oda gereklidir. Bu aşamada oluşturulacak olan faaliyetler ve yapılacak olan faaliyet planlaması, daha sonra yapılacak çıktıların planlan-ması ve risk analizi gibi birçok aşamada yeniden gözden geçirilecektir. Adım 1: Üzerinde anlaşmaya varılmış olan proje amacına ulaşmak için ne tür ana faaliyetleri yapmak istediğinizi açık tartışma yaparak kararlaştırın. En az 5 ana faaliyet tanımlamaya çalışın. Untitled Adım 2: En üste ana faaliyetleri koyun, her ana faaliyetin altına, o faaliyetin gerçekleşmesinde zaman ve maliyet unsuru olabilecek alt faaliyetleri yerleştirin. Alt faaliyetleri gerçekleşme önceliklerine göre sıralayın. Untitled Faaliyet planlamasmda karşılaşılan riskier ve güçlükler En önemli güçlük alt faaliyetlerin aynntilandinlmasi derecesidir. Yapilan en genel yanlış, faaliyetlerin çok ayrıntıya indirilmesidir. Eğer alt faaliyetler yeterince ayrıntılandırılmamışsa bu kez proje için gerekli olacak insan ve diğer kay-nakların neler olabileceği, buna bağlı olarak da bütçenin gerçekçiliği riske girer. Bu nedenle, alt faaliyetlerin aynnti­landinlmasi işi, planlama ekibi, projenin süresini, kaynaklarını ve bütçesini etkileyecek türn aynntilara hakim oluncaya dek sürdürülmelidir. Örneğin kitap basılması gibi bir ana faaliyet düşünelim; kitabın, farkli insan kaynağı ve bütçe gerektiren yazilma işi; görsel tasarımı ve basımı, üç ayrı alt faaliyet olarak düşünülebilir. Ama kitabın tasarımcıdan alinarak matbaaya götürülmesi, alt faaliyet olmayacak kadar küçük bir ayrıntıdır. Adım 3: Faaliyetleri sıralandırmak için birbirleriyle ilişkilendirin. Faaliyetler hangi sırayla yapılmalıdır? Bir faaliyete başlamak başka bir faaliyetin başlamasına bağlı mıdır? Uygulama projesi örneğinden gidelim: İhtiyaç analizi yapmadan ders içeriklerinin oluşturulması yerinde olmayabilir, ya da ders içerikleri oluşturulmadan ders materyalinin üretilmesi, program duyurulmadan kayıtlara başlanılması mümkün değildir. Ayrıca birbirinden bağımsız iki faaliyet aynı kişi tarafından üstleniliyorsa, sıralamaya dikkat etmek gerekir. Örneğin uygulama örneğinde web sayfasının düzenlenmesi ve kitap seçme ve satin alma işlemleri aynı kişi tarafından yapılacaksa, birincisi bitince ikincisine başlamak mümkün olabilir. Bu durumda faaliyetleri hem yapııabilirlik, hem de insan kaynağı açı-sından ikiye ayırmak mümkündür: biri bitmeden başlanamayan ya da aynı anda başlanabilen faaliyetler. Adım 4: Faaliyet zaman planlamasını yapın. Bunun için iş döküm ağacındaki tüm ana ve alt faaliyetleri Gantt şemasına dönüştürün. Ana ve alt faaliyetlerin sıralamalanni gözden geçirerek, her alt faaliyetin başlangıç tarihini ve süresini işaretleyin. Daha sonra ilgili alt faaliyetlerin sürelerini toplarak ana faaliyetlerin sürelerini, oradan yola çıkarak da; projenin toplam süresini bulun. Bu faaliyeti ne zaman yapmam gerekiyor? Untitled Adım 5: Faaliyetler arasında, uygulanma zamanı olarak kritik olanları bulun. Bunların uygulama tarihlerinin doğru olup olmadığını kontrol edin ve gerekli değişikliği yapın. Eğer toplam süre çok uzuyorsa, farklı sorumlulara aynı anda yaptırabileceğiniz faaliyetleri bularak, projenin toplam süresini kısaltmaya çalışın. Projenizin toplam süresi kısalırken bütçesi yükselecektir. Yapılacak olan ton başvurusunun koşullarına göre süre-bütçe tercihi yapılabilir. Eğer projenin süresi 12 ay ise ve 9 ayda tamamlanmasi gereken bir fona başvuruyorsanız, daha çok sorumlu çalıştırarak bu koşulu yerine getirmeye çalışabilirsiniz. Adım 6: Her faaliyet belirlendikten sonra bu faaliyeti gerçekleştirmek için atanacak sorumlunun hangi tiir uzmanliklara sahip olması gerektiğini tartışın. Proje ekibini böylece oluşturun. Gantt şemasının son sütununa her faaliyeti proje ekibinden kimin yapacağını yazın.1 Subtopic Faaliyetlerin gerçekleşmesinde başvurulacak yöntem (metodoloji) Önerilen faaliyetlerin hangi yöntemler kullanılarak gerçekleştirileceği, projeyi ilginç ve etkin kılabilir. Önerilen faaliyetle­rin hangi yöntemler kullanılarak gerçekleştirileceği ve kullanılan yöntemin sağlaması beklenen yararlar düşünülmelidir. STK’lar önerdikleri projelerde gerçekleştirilecek faaliyetler üzerinde iyi düşünmezlerse, projeler gayet sıradan olabilirler. Örneğin eğitim yapmak, seminer ve toplantı düzenlemek, kitap-broşür basmak, sığınma evi-danışma merkezi açmak, fes­tival düzenlemek, istihdam olanaklarını artırmak, çocuklara yönelik yetenek geliştirme çalışmaları düzenlemek, risk altındaki çocuklara barınak kurmak, insan hakları konusunda bilgilendirme yapmak... Bütün bu faaliyetler önemli amaçlara ulaşılmasında katkıda bulunabilirler ama benzer faaliyetlerin birinin diğerinden daha ilginç ve farklı olmasını sağlayan şey, ancak o faaliyet gerçekleştirilirken izlenecek yöntem olabilir. Yöntem örneği: Uygulama projesinden yola çıkarsak, ikinci ana faaliyet olan “STK kapasite eğitimi düzenlenmesi” şeklinde ifade edilen faaliyetlerin yöntemi şöyle özetlenebilir: STK kapasite eğitimlerinin içeriklerinin oluşturulmasında başvurulacak kurul, üniversite öğretim üyelerinin yanısıra deneyimli STK çalışanlarını da kapsayacaktır. Bu şekilde ortaya çıkan eğitimin, STK ihtiyaçlarına daha uygun olacağı düşünülmüştür. Daha önce ağırlıklı olarak özel sektör temsilcilerinin oluşturdukları bir programın, ihtiyaçlara cevap vermediği için talep bulmadığı görülmüştür. Eğitim süresince anlatıya dayalı eğitim yerine beceri geliştirmeye yönelik uygulamalı eğitim yöntemine ağırlık verilecektir. Ancak Türkiye’deki STK’ların demokrasinin gelişimine katkılarının artırılması amacı dikkate alınarak, sivil toplum, demokrasi ağırlıklı konularda, perspektif oluşturmaya yönelik panel ve seminerler programa dâhil edilmiştir. Katılacakların deneyimli STK çalışanı yetişkinler olacağı dikkate alınarak, örgün eğitim yöntemlerinin dışında panel-deneyim paylaşım unsurları ağırlıklı olarak kullanılacaktır. Eğitimler bir üniversite-sivil toplum buluşma noktası olarak sürdürülecektir. Katılımcı demokrasinin gelişimine katkıda bulunması açısından, hak temelli örgütlerden, vatandaş girişimlerinden ve ağ tipi platformlardan gelen başvurulara öncelik verilecektir. STK’larda kadınların aktif katılımının sağlanması katkıda bulunmak amacıyla kadın adaylara öncelik verilecektir. Her ders dört program süresince az bir kere yurtdışından gelen uzmanlar tarafından yapılacak. İlgili dersi kurumumuzda veren ve vermesi düşünülen eğitmenler tarafından da izlenmesi sağlanarak eğitimci havuzu nitelik ve nicelik olarak geliştirilecektir. Adım adım yöntem geliştirme Adım 1: Kararlaştırılan ana faaliyetlerin hangi yöntemler kullanılarak gerçekleştirileceğini anlatın. Adım 2: Kullanılacak olan yöntemin sağlayacağı düşünülen yararlarını, nedenlerini belirterek anlatın. Untitled Bütçe İyi bütçe, proje teklitinde yer alan faaliyetleri ve amaçları en düşük maliyetle gerçekleştirebilen bütçedir. Proje Bütçelerinin Genel Özellikleri Proje Bütçesi Nedir? Bir projenin mali kaynaklarının nasıl kullanılacağını ve faaliyetler arasında nasıl dağıtılacağını gösteren bir sistematiktir. Proje Bütçesi Hazırlanırken Hangi Bileşenler Dikkate Alınır? * Mantıksal çerçeve (faaliyetler, riskler ve varsayımlar) * Proje faaliyetleri, * Faaliyet planı, * Proje için gerekli donanım, * Proje ekibi, * Çalışma süreleri. Bütçe hazırlarken nelere dikkat edilmeli? Hibe Tutarlarının Harcanması ve Muhasebeleştirilmesine İlişkin Yönetmelik Hibe Sözleşmeleri Kapsamında Personel İstihdamına İlişkin Açıklamalar İdari giderler Proje Bütçesinin (Ek-B) 3 bölümden oluştuğu biliniyor mu? Proje bütçesi kolay anlaşılıyor mu? Bütçesi 50,000 Avroyu aşan projelerde YMM çalıştırılmasına dikkat edildi mi? Bütçede verilen maliyetler (10,000 Avroyu geçen) için piyasa araştırması yapıldı mı? Projedeki bir kaynak için çifte maliyetlendirme yapılmamasına dikkat edildi mi? Hibe Programlarına başvuru sırasında Proje bütçesi açılmasına gerek olmadığı biliniyor mu? (Proje kabul edilirse özel bir hesap açılacaktır) Proje teklifini sunan kuruluş, bütçedeki eş finansman katkısını karşılayabilecek mi? Bütçedeki eş finansman katkısını kamu kurumları nasıl sağlayabilir? Toplam ekipman ve tedarik maliyetinin uygun doğrudan giderler toplamını (%15) aşmamasına dikkat edildi mi? Ekipman alımında Menşe Kuralına dikkat edildi mi? Bütçede yer verilen kalemlerin tamamı belgelendirilebilir mi? Bütçede, her etkinliği gerçekleştirmek için yeterince kaynak ayrılmış mı? Bütçede yer verilen maliyetler fon kuruluşu tarafından geçerli kabul ediliyor mu? Projeler kapsamında eğitime katılacak kişilere (kursiyer) harcırah ve ulaşım gideri olarak günlük 8 Avro verilebileceği biliniyor mu? Proje sözleşmesi imzalandıktan sonra, fon kuruluşlarının parayı taksitler halinde vereceğine dikkat edildi mi? Harcamaların nasıl takip edileceğine karar verildi mi? (Finans/Muhasebe bölümü + Proje Ekibi kayıtları tutabilir) Proje uygulama aşamasında tamamlanan faaliyetlere göre yapılan harcamaları denetleyen bir sistem kuruldu mu? Her faaliyet için tek fatura kesilmesine dikkat edildi mi? AB Hibe Projelerinin KDV’den muaf olduğu biliniyor mu? (Faydalanıcı kuruluş KDV İstisna Sertifikası için MFİB’e başvurmalıdır.) İhale Usulleri biliniyor mu? Alınacak ürünün fiyatı daha önce hesaplanan bütçe kalemiyle örtüşmüyorsa ne yapılmalı? Bütçe Hazırlama Bütçe Bileşenleri 1. Personel giderleri 1.1 Maaşlar ve Ücretler 1.2 Harcırahlar 2. Yolculuk giderleri 3. Ekipman/Donanım giderleri 4. Proje/Ofis giderleri 5. Diğer harcamalar/Hizmetler 6. İdari harcamalar 1. Personel giderleri Personel masraflarının altında, şu tür harcamalara yer verilmektedir: *** Proje personeline ödenen brüt maaşlar *** Proje personeline destek veren çalışanlara (teknik personele) ödenen brüt maaşlar *** Projede çalışacak olan danışmanların ücretleri *** Proje personeline yolculuklar/toplantılar vs. için ödenen günlük harcırahlar *** Proje kapsamında düzenlenen toplantı, seminer, basın toplantısı gibi faaliyetlere katılan proje personeline ödenecek harcırahlar *** Toplantı katılımcılarına verilecek günlük harcırahlar 1.1 Maaşlar ve Ücretler Projenin en önemli harcama kalemidir. Maliyeti hesaplarken, proje personelinin kaç kişi ve ne kadar süre için işe alınacağı dikkate alınmalı. Projede kimlerin çalışacağı öngörülmeli ve maaşların, bu kişilerin özellikleri ve talep edebilecekleri maaş göz önüne alınmalı. Personel maaşları olduğu gibi bütçeye yansıtılmalı, düşük veya yüksek gösterilmemeli. Kısmi zamanlı çalışacak personelin maliyeti, aylık değil, birim adede (çalışma saati veya gününe) göre hesaplanmalı. Proje kapsamında ay, gün veya saat olarak birim çalışma adetleri bulunmalı. Birim Fiyat sütununa aylık, günlük veya saatlik ücretler yazılmalı. Aylık çalışma süreleri hesaplanırken bir ay 22 gün olarak hesaplanmalı. (iş günü) Kısa Dönemli Uzmanlar varsa tabloda farklı olarak gösterilmeli. Teknik ve İdari Personelin maaşları ayrı hesap edilmeli Maliyetlerin, raporlama ve değerlendirme aşamasında sorun çıkarmaması için; - kurum içi ücretler, - işin gerektirdiği özellikler, - piyasanın durumu gibi faktörler, dikkate alınmalı. SSK Primleri, Vergiler, Kıdem Tazminatı (proje sonunda ödenen) gibi unsurlar maaş giderlerine katılmalı. 1.2 Harcırahlar Harcırah, personelin ve faaliyet (toplantı, çalıştay, eğitim, seminer, konferans) katılımcılarının konaklama ve yemekleri için ödenecek giderdir. Konaklama ve yemek masraflarını karşılamak üzere verilir. Hesaplanırken, konaklama (otel ve sabah kahvaltısı), öğle ve akşam yemeği ücretleri kişilere göre ayrı ayrı hesaplanmalı (Çünkü, faaliyete hem şehir içinden, hem de şehir dışından katılanlar olabilecektir.) Örnek 1 2 gün sürecek olan bir toplantıya şehir içinden 30, şehir dışından 15 kişi katılacaktır 1.1. 45 kişi x 2 gün x 2 yemek = 180 birim (Yemek: 20 Avro/yemek) 1.2. 15 kişi x 2 gün = 30 birim (Konaklama: 80 Avro/gün konaklama) Örnek 2 Birden fazla ülkede (Almanya, Fransa, İtalya ve Türkiye’de) çok uluslu bir proje yürütüyoruz. Projenin 3 sene sürecek. Bu süre boyunca; - İtalya ve Fransa’da 3er toplantı, - Almanya’da 6 toplantı yapılacak. Projenin her toplantısına Türkiye’deki ortak kuruluştan 1 kişi katılacak. Toplantılar iki gün sürecek. AB’nin, belirlediği günlük harcırahlar; Almanya için: 199, İtalya için: 113, Fransa için: 115 Avrodur. Birim miktarı (Almanya): 6 toplantı X 2 gün X 1 kişi = 12 Birim miktarı (İtalya): 3 toplantı X 2 gün X 1 kişi = 6 Birim miktarı (Fransa): 3 toplantı X 2 gün X 1 kişi = 6 2.Yolculuk Giderleri Yolculuk giderleri daima gidiş geliş olarak hesaplanır. Yolculuk masrafları 2 biçimde sınıflandırılır: 1. Proje personeli yolculuk masrafları: - Ülke içi yolculuklar (otobüs - 200 kilometreden az) - Ülke içi yolculuklar (uçak) - Yurtdışı yolculuklar (otobüs) - Yurtdışı yolculuklar (uçak) 2. Faaliyet katılımcılarının yolculuk masrafları: - Ülke içi yolculuklar (otobüs - 200 kilometreden az) - Ülke içi yolculuklar (uçak) - Yurtdışı yolculuklar (otobüs) - Yurtdışı yolculuklar (uçak) Yolculuk maliyetlerinde kapıdan kapıya ilkesi geçerlidir. Evden havaalanına, havaalanından yurtdışındaki otele gidişte yapılan taksi/metro/otobüs harcamaları yolculuk kalemlerine dahil edilmeli. Örnek 1 Bir önceki toplantıların yolculuk masrafları: Kuruluş temsilcisi için (uçak - yurtdışı yolculuklar) - Almanya’ya 6 kez gidiş dönüş yolculuk - İtalya’ya 3 kez gidiş dönüş yolculuk - Fransa’ya 3 kez gidiş dönüş yolculuk Uluslararası yolculuklar için ayrı ayrı dökümleri verilmez. Dökümler hava yolu şirketlerinden alınır. İtalya gidiş dönüş: 225 Avro Fransa gidiş dönüş: 350 Avro Almanya gidiş dönüş: 400 Avro Toplam tutar: (225 x 3) + (350 x 3) + (400 x 6) = 4.125 - Her bir yolculuğu teker teker bütçeye geçirebiliriz. VEYA - 4.125 Avroyu 12 yolculuğa böler, 343 Avroyu yolculuk başına ortalama olarak bütçeye geçirebiliriz. Önemli Not: - Ulaşım giderleri, - Çıkış harçları, - Vize masrafları unutulmamalı. Ulaşım giderleri, Çıkış harçları ve Vize masrafları = 17 Avro 17 x 12 birim= 204 Avro Toplam tutar: 4.125 + 204 = 4.329 Avro Örnek 2 - 2 gün sürecek olan bir toplantıya ülke dışından 12, şehir dışından 30, şehir içinden 15 kişi katılacak. (Yerel (şehir içi) katılımcıların yol masrafları da bu proje kaleminden karşılanamaz. Dolayısıyla sadece (12+30=) katılımcının yolculuk masrafları karşılanacaktır.) - Şehir dışından gelen 30 kişiden; 17 kişi uçakla, 13 kişi de otobüsle gelecek. Otobüs ücreti ortalama gidiş dönüş: 50 Avro, Ülke içi uçak ücreti ortalama gidiş dönüş: 150 Avro, Ülke dışı uçak ücreti ortalama gidiş dönüş: 360 Avro. 3. Ekipman ve Donanım Giderleri Ekipman/donanım; proje kapsamında kullanmaya gereksinim duyulan her türlü malzemedir. Bu bütçe grubunda yer alabilecek kalemler: - Bilgisayar (PC/LapT) - Projeksiyon Cihazı - Yazıcı - Telefon santral - Tarayıcı - Fotoğraf makinesi - Faks - Fotokopi - Mikrofon - Kamera - Motosiklet - Araba - CD/DVD yazıcı - Şarj edilebilir piller Dikkat (!) Toplama ve markasız (no name) bilgisayarlar ve donanımlar yerine, karşılığında fatura alınabilecek ve garanti kapsamında olan markalı donanımlar satın almaya dikkat edilmelidir. Örnek 4. Proje/Ofis Giderleri Proje kapsamında kullanılacak ofisin, çalışma maliyetleri bu kalemin içeriğini oluşturur. Bu bütçe grubunda yer alabilecek kalemler: - Ofis kirası - Elektrik Faturası - Su Faturası - Isınma Giderleri - Fotokopi Giderleri - Telefon Faturası - Sarf malzemeleri - Toner Örnek 5. Diğer Harcamalar/Hizmetler Kuruluşun gerekli altyapıya sahip olmadığında dışarıya veya üçüncü şahıslara yaptırılması gereken işlerdir. Bu bütçe grubunda yer alabilecek kalemler: • Üretim ve organizasyon maliyetleri - Kitap - Film/Belgesel - Sergi - Araştırma - Seminer, konferans, basın toplantısı, çalıştay Çeviri/Simültane Tercüme maliyetleri Araştırma maliyeti Kitap/Dokümantasyon Toplama maliyeti Mali Denetim maliyeti Değerlendirme maliyeti Finansal maliyetler (banka teminat mektubu maliyetleri) 6. İdari Harcamalar İdari harcamalar kapsamında proje bütçesine yansımayan harcamalar gösterilebilir. (Sarf malzemeleri, ofis giderleri, vs) Dikkat (!) Bu tür kalemler için bütçede ayrı bir kalem varsa, bu tür kalemler idari harcamalar altında gösterilmemeli. Proje Bütçe Tablosu (Boş) Örnek Bütçe Tablosu Örnek Proje Bütçe Planlama Tablosu